Die Digitale Akte schafft nachhaltige Mehrwerte

Wieso ist die digital Akte ein elementarer Bestandteil in fortschrittlichen Unternehmen? Weil der Vorteil der Akten-Digitalisierung riesig ist bei minimalen Änderungen. Egal welche Branche oder Abteilung, es werden immer E-Mails, Angebote, Rechnungen, Protokolle u.v.m. in Akten/Ordnern abgelegt. In Papierform sind Probleme vorprogrammiert: Schwerfällige Dokumentensuche, Risiko von Verlust, der Zugriff ist papier- und damit ortsgebunden und nicht zuletzt gibt es Lageraufwände.

Druck- und Lagerkosten werden eingetauscht gegen eine effiziente Administration, die Arbeit abnimmt und Sicherheit gibt. Unternehmens-Aufgaben in Papiergeschwindigkeit zu erledigen ist Vergangenheit. Wachsen Sie und gehen Sie Ihren Weg in die Zukunft.

 

Welche Mehrwerte liefert die digitale Akte?

Unter „Akten“ sammeln sich alle möglichen Dokumente und Informationen, aber die Lösung ist branchen- und abteilungsübergreifend immer eine ganzheitliche Lösung: Ihre spezifische Digitale Akte.


TGC_Individuelle_Digitalisierung grafisch dargestellt

Zentrale Ablage

  • Zugriff von überall, auch von mobilen Endgeräten möglich
  • Versionierte Dateien, immer die aktuelle Version finden
  • Nur ein System, in dem Mitarbeiter fit sein müssen
  • Wirklich alles in einer Lösung, komplett ohne Medienbrüche (E-Mail, PDF, Protokolle etc.)
  • Durchsuchbarkeit des kompletten zentralen Systems (Volltext + Meta)

Automatisierung:

  • Diversen Dokument-Prüfungen vollautomatisiert
  • Verteilung von Dokumenten inkl. Ablage-Mitteilung an zugeordnete Personen
  • Standardisierung und Transparenz in die Aktenstrukturen bringen
  • Diverse Inputquellen abbildbar: E-Mail, Scan, Selbst erzeugte elektronische Dokumente u.v.m.

Sicherheit:

  • Eindeutig geregeltes Zugriffskonzept
  • Diverse geprüfte elektronische Formate berücksichtigt (bspw. ZUGFeRD)
  • Direkte Anbindung an ein sicheres Archiv möglich