Bausoftware erfolgreich einführen
7 Tipps für den erfolgreichen Umstieg auf die neue Software
Stephan Fleischmann
TGC Group
Wer noch nie frustriert war im Rahmen einer Softwareeinführung, der werfe den ersten Stein. Wenn jemand bereits in den “Genuss” einer Softwareeinführung kam oder sie sogar aktiv begleiten durfte, dann bin ich mir branchenübergreifend ziemlich sicher, dass die Person keinen Stein fliegen lässt. In der Baubranche bin ich mir meiner Behauptung besonders sicher. Denn wir sprechen täglich mit Menschen aus verschiedensten Baugewerken, denen das Thema Softwareeinführung einen kalten Schauer über den Rücken jagt.
Lesen Sie nun eine Pauschalanleitung, wie sie sorgenfrei durch ein Implementierungsprojekt im Bauwesen spazieren?
Leider nein. Das kann ich Ihnen nicht liefern.
Was ich Ihnen in diesem Artikel jedoch anbieten kann, sind 7 wesentliche Erkenntnisse, die ich aus unseren zahlreichen Einführungen in der Baubranche gewonnen habe.
1. Was erwarten Sie von der neuen Bausoftware?
Werden Sie sich genauestens darüber klar, welche Prozesse Sie digitalisieren möchten und welche Anforderungen Ihr Unternehmen besitzt? Nur so können Sie beurteilen, was eine neue Bausoftware für Ihre Zwecke mitbringen muss. Unsere Erfahrung zeigt, dass ohne klare Zielvorstellungen eine nett anzuschauende oder gut präsentierte Lösung gekauft wird, aber die Überprüfung des eigentlichen Bedarfs ausbleibt bzw. nur unzureichend passiert.
Übergreifend oder spezifisch
Das führt oft zu vielen Einzellösungen, die in keinem Zusammenhang stehen – sogenannte Insellösungen – was wiederum häufig zu Informationssilos führt.
Beantworten Sie daher frühzeitig die Frage, ob Sie nur einzelne Themenfelder digitalisieren oder abteilungsübergreifend modernisieren möchten. Sollen zunächst nur Teilbereiche Ihres Bauunternehmens digitalisiert werden, beispielsweise eine digitale Bauakte erscheint interessant, dann lohnt es sich dennoch zu schauen, wie flexibel die angebotenen Lösungen sind. Wie gut sind sie später mit anderen Systemen verknüpfbar?
Wie gehen Sie mit Daten und Informationen um?
Stellen Sie klar, inwiefern Sie Daten und Informationen nutzen möchten. Es ist eine Sache, mit digitalen Bauakten anstatt Papierakten zu arbeiten. Vorteile wären bspw. eine mobile Verfügbarkeit und eine sichere, zentrale Dokumentenablage. Der wirkliche „Zauber“ digitaler Technologien beginnt jedoch erst, wenn die Systeme mit den Informationen eigenständig arbeiten. Sie benötigen eine verkehrsrechtliche Anordnung an einer Baustelle? Eine innovative digitale Lösung fordert diese fristgerecht und automatisch an. Oder die neue Bausoftware verteilt systemseitig Schulungsmaterialen bereits in der richtigen Sprache an Ihre Mitarbeiter.
Diese und weitere wichtige Fragen, müssen Sie und/oder das zuständige Team vorab klären. Gerne unterstützen wir Sie hierbei mit unserem Discovery Workshop, in dem wir genau solche initialen Fragen präzise klären.
OnBase Bau ist eine 360° Plattform, mit welcher Sie stufenweise eine durchgängig digitale Arbeitsweise für Ihr Bauunternehmen schaffen können.
2. Organisieren Sie den Umstieg auf
die neue Bausoftware
Wenn Sie eines im Bauwesen wertschätzen, dann eine saubere Planung. Hier entscheidet sich, wie viele Nerven die kommenden Monate kosten werden – oder eben nicht. Unser Ratschlag: Der Umstieg auf eine neue Bausoftware sollte in zweierlei Hinsicht schrittweise geplant werden.
Projektübergreifend
Zum einen müssen Sie projektübergreifend betrachten, in welcher Reihenfolge Modernisierungen eingeführt werden können. Beispielsweise können Sie mit dem Thema der Eingangsrechnung und anschließend automatischen Aufgabenverteilung beginnen. In einem zweiten Schritt können weitere Module der Software, wie digitales Vertragsmanagement oder Personalwesen implementiert oder weitere Automatisierungsstufen für den Rechnungseingang in Gebrauch nehmen. Es gibt hier kein Mustervorgehen. Jedes Unternehmen ist individuell zu betrachten. Denken Sie darüber nach, wo repetitive, manuelle Aufgaben Ihre Mitarbeiter beschäftigen oder bei welchen Abteilungen/Menschen eine gesteigerte Effizienz ein besonderer Vorteil für Ihr Unternehmen wäre. Orientieren Sie sich an den genannten Kriterien und den technischen Anforderungen. So können Sie mithilfe einer professionellen Analyse unseres Professional Services einen Fahrplan erstellen.
Projektspezifisch
Zum anderen, geht’s um die Projektplanung selbst. Die einzelnen Projektschritte müssen unterteilt und deren Ziele klar definiert werden. Hier gibt es unterschiedliche Projektvorgehen, die Ihre Inhouse Experten kennen und dementsprechend bewerten können. Alternativ können Sie externe Profis, wie unseren Professional Services rund um Erkan Sagoglu engagieren. Das in diesem Fall notwendige Invest ist kaum der Rede wert, wenn Sie die Kosten von scheiternden oder ausufernden Projekten als Risiko gegenüberstellen. Wie überzeugend unser Team arbeitet, lesen Sie hier:
„Untypisch für ein Unternehmen der Softwarewelt: Jedes Timing und alle Milestones in der Umsetzung wurden wie angekündigt eingehalten. Das ist außergewöhnlich und bestätigt uns darin, mit der TGC Gruppe den 100% passenden Anbieter ausgewählt zu haben.”
Christian Reckefuß
Geschäftsführer bei Betonwerk Werste GmbH
3. Ihre Mitarbeiter merken den Unterschied - Change Management
Digitalisierung hat viele Bedeutungen, aber ein semantisches Merkmal ist immer gleich: Weitreichende Änderungen für Mitarbeiter/-innen. Aus diesem Grund ist es Ihre zentrale Aufgabe, alle relevanten Personen für das Projekt mit ins Boot zu nehmen.
Ihre Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen müssen davon überzeugt sein, das neue System nutzen zu wollen. Deswegen sollten Sie frühestmöglich einbezogen werden. Sie schaffen Vertrauen und Transparenz, indem Sie Ihren Mitarbeitern erläutern, warum die Umstellung auf die neue Bausoftware für alle Beteiligten eine Arbeitserleichterung darstellt. Neue Abläufe müssen als Entlastung und nicht als zusätzliche Belastung verstanden werden. Weisen Sie auf die vielen Vorteile, wie mobilen Zugriff, schnelle Auffindbarkeit und eine automatische Archivierung hin.
Wissen ist Erfolgsgarant
Ihr Team weiß am besten, welche Anforderungen täglich an ihren Arbeitsbereich gestellt werden. Geben Sie ihnen daher frühzeitig Raum zur Mitgestaltung. Indem Sie Ihren Mitarbeitern die Möglichkeit geben, aktiv die neue Lösung auszuwählen oder zu konfigurieren, sorgen Sie gleichzeitig für die notwendige Akzeptanz!
Lösungen wie OnBase Bau halten die Umstellung möglichst klein, wodurch sie besonders nutzerfreundlich sind und die Akzeptanz erfreulich hoch ausfällt. OnBase Bau kann optimal in bestehende Programme, wie Outlook, Ihr ERP oder andere Systeme integriert werden. Ihre Mitarbeiter und Ihre Mitarbeiterinnen arbeiten weiter in bekannten und vertrauten Anwendungen, aber OnBase Bau ergänzt sie um neue Möglichkeiten, wie bspw. ein erweiterter Dokumentenabruf innerhalb Ihres ERPs.
Diese Unternehmen bauen auf uns:
4. Was passiert mit alten Daten/Dokumenten?
Was passiert mit
alten Daten/Dokumenten?
Sind bereits vorhandene Daten und Dokumente in das neue System zu übernehmen? Treffen Sie Ihre Entscheidung frühzeitig und überprüfen Sie, wie diese Inhalte am besten integriert werden können. Eventuell müssen unterschiedliche Medien zusammengeführt werden; Emails, PDFs, Papierunterlagen etc.
Stellen Sie sich die Frage, wie Ihre Bestandsunterlagen und Akten strukturiert werden sollen. Klar, Sie können eine 1:1 digitale Struktur schaffen. Durch eine Kombination aus optischer Zeichenerkennung (OCR – Optical Character Recognition) und intelligenter Datenerfassung können Dokumente eingescannt, automatisch klassifiziert und zugeordnet werden. Das spart nicht nur Zeit bei der Eingabe, sondern auch fortlaufend bei der Suche nach abgelegten Unterlagen.
5. Passende Hardware zur Installation
der Bausoftware
Nachdem der gesamte Prozess eines Software-Wechsels, bzw. der Implementierung der neuen Bausoftware durchdacht und geplant wurde, kommt der Zeitpunkt an dem das neue Programm installiert wird (selbstverständlich, nachdem Sie eine Lösung ausgewählt haben, mehr dazu finden Sie hier). Im Vorfeld sollten Sie die Systemanforderungen der neuen Bausoftware genau überprüfen und mit Ihrer Hardware abgleichen.
Die Installation ist erst der Anfang. Es rechnet sich aus mehreren Gründen, wenn Sie mit der Implementierung gleichzeitig die eigene Hardware um neue Technologien ergänzen. Es gilt die Frage nach der Wirtschaftlichkeit zu stellen. Haben Sie hohe Scanaufkommen, lohnt sich vielleicht eher ein Dienstleister, als ein neuer Scanner bzw. ein MFP? Eine initiale professionelle Betreuung verhindert, dass Sie später überdimensionierte Hardware einkaufen oder “untermotorisiert” in das Projekt gehen.
Mit Hard- und Software verhält es sich wie mit den Materialien fürs Bauen: Die Qualität bestimmt entscheidend, wie gut man damit arbeiten kann und gute Qualität zahlt sich auf Dauer aus.
6. Schulung der Mitarbeiter
Die Menschen machen den Unterschied, nicht die neue Software. Daher sollten Sie unbedingt ausreichende zeitliche Ressourcen für Schulungen einplanen. Viele Probleme, die ggf. erst später auftreten lassen sich darauf zurückführen, dass die Mitarbeiter nicht angemessen geschult wurden. #Anwenderfehler
Es hat sich zudem bewährt, einzelne Mitarbeiter tiefergehend zu schulen. Im Fall von Onbase Bau lohnt es sich besonders, da dank des Low-Code Ansatzes in den meisten Fällen kein Programmierer notwendig ist, um Anpassungen vorzunehmen. Unsere Kunden erstellen neue Formulare oder vergeben Rechte oftmals ohne IT-Unterstützung. Machen Sie aus Ihren Mitarbeitern Digitalexperten! So kommen zukünftig auch immer mehr Impulse aus den eigenen Reihen.
7. Stets auf dem Laufenden bleiben
Einmal mit der TGC losgelegt, gibt es einen klaren Vorteil: Wir werden Ihnen jeden erdenklichen Service bereithalten, damit Sie alles Wissenswerte zu Chancen und Potentialen modernster Bausoftware mitbekommen. Dies bieten wir Ihnen aus Überzeugung an, damit Sie und Ihre Mitarbeiter jeden Schritt nicht nur mitmachen, sondern klar erkennen, was eine neue Software zukünftig bringen wird. Nachdem sie mit initialen Projekten in die digitale Bauwelt der TGC eingetaucht sind, sprudeln unsere Kunden meist mit Folgeideen über.
Der einfachste Weg, um immer neueste Infos zu erhalten: Abonnieren Sie unseren Grow Digital Newsletter, speziell für unsere Baukunden!
Stephan Fleischmann
TGC Group
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