Digitalisierung im Rechnungswesen 2021
Die richtigen digitalen Entscheidung treffen … aber wie?
Christian Thein
TGC Group
Ja, das Interesse an der Zukunft des Rechnungswesens ist groß. Es werden immer neue Innovationen vorgestellt. Neben der Frage nach “Was gibt’s neues?!”, spielt allerdings eine weitere Frage eine mindestens genauso wichtige Rolle: “Wie entscheiden Unternehmen, was für sie infrage kommt?” Wie treffen Unternehmen ihre Auswahl, wenn neue Software Teil ihrer Lebensader, ihrer Prozesse, werden soll? Diese Fragen beschäftigen uns in diesem Artikel.
Status quo des digitalen Rechnungswesens
Wer sind die Entscheider?
Die erste „Technologiewelle“ ist über die meisten Unternehmen bzw. deren Rechnungswesen bereits hinweggezogen. Diverse Lösungen wurden eingeführt und eventuell auch schon wieder abgesetzt. Neben ersten Erfahrungen bezüglich profitabler Neuerungen, also was “lohnt sich” im Tagesgeschäft, ändern viele Firmen auch die Art der Softwarebeschaffung. Denn die Verantwortungsträger für digitale Neuanschaffungen merken, dass immer mehr spezifisches Prozesswissen aus den Abteilungen für nachhaltige Entscheidungen beim Softwarekauf notwendig ist.
Nach wie vor entscheidet in den meisten Fällen die Geschäftsführung bzw. der Vorstand über die digitale Weiterentwicklung des Rechnungswesens. Das belegt eine PwC-Studie zum Status quo der digitalen Weiterentwicklung im Rechnungswesen. Im Jahr 2020 gingen ca. 63% aller Entscheidungen zu technologischen Neuerungen im Rechnungswesen von diesen Personengruppen aus. Es wurde jedoch ebenfalls festgestellt, dass das mittlere Management immer stärker in Entscheidungen einbezogen wird und somit für die Mitarbeit an Digitalisierungsprojekten enorm an Bedeutung gewinnt. Im Vergleich zur selben Erhebung 2019 sind es ganze 9% mehr Entscheidungsbeteiligung.
Wofür steht diese Entwicklung?
„Digitalisierung“ kann insbesondere für das Rechnungswesen mehr leisten, als lediglich Papierrechnungen abzuschaffen. Doch immer weitere Innovationen erfordern immer mehr spezifisches Wissen darum, was den eigenen Abläufen gerecht wird. Der stärkere Einbezug der Fachabteilungen und deren Leitungen spricht dafür, dass genau das erkannt wurde und man sich vermehrt die Meinung der Anwender i.w.S. einholt.
Viele Entscheidungsträger haben festgestellt, dass die zunehmenden technologischen Fragen am besten mithilfe von Fachexperten aus den Fachbereichen beantwortet werden können. Fachexperten steht in diesem Fall für Personen, die nicht allein über technologische (IT) oder betriebswirtschaftliche Kenntnisse verfügen, sondern auch in den Sachthemen wie Rechnungsdurchläufen, revisionssicherer Archivierung und vielem mehr praxisnah arbeiten.
Die angebotenen Lösungen zur Digitalisierung von Rechnungsprozessen werden immer komplexer. Über die detaillierten Kenntnisse zu den eigenen Abläufen, um zu entscheiden, was infrage kommt, verfügen oftmals erst die Leitenden Angestellten und deren Teams. Und genau dieses Wissen fließt verstärkt in die Technologiesuche im Rechnungswesen ein. Ich bewerte diese Entwicklung als äußerst positiv! Denn in Projekten, in welchen die Entscheidung nicht nur unternehmerisch als sinnvoll betrachtet wird, sondern zusätzlich auch die Anwender eingebunden sind, dort ist die Akzeptanz unserer Erfahrung nach deutlich ausgeprägter. Und Akzeptanz ist mitunter der entscheidende Faktor, um Projekterfolge zu bewerten.
Ihre Mitarbeiter spüren den Wandel
Das Rechnungswesen verändert sich und das lässt sich belegen: Insgesamt haben 35% der Studienteilnehmer den Technologieeinsatz in ihrem Unternehmen als progressiv oder sehr progressiv bezeichnet. Das sind ca. 6% mehr, als 2019. Der Anteil derer, die ihren Technologieeinsatz aktuell für eher konservativ oder sehr konservativ halten, ist von 27% im Jahr 2019 auf 24% im aktuellen Jahr gesunken. Der Wandel ist im Gange und Mitarbeiter nehmen dies wahr. Die Frage ist also, ob Sie sich in diese Transformation integriert wissen!
Was hemmt die Entscheidungen?
Digitales Rechnungswesen, aber…
- Nach wie vor empfinden die meisten Entscheider die hohen Anforderungen an Datenschutz und Datensicherheit als größte limitierende Faktoren neuer Technologien.
- Auch die zunehmend hohe technologische Veränderungsgeschwindigkeit,
- sowie eine oft lange Entwicklungszeit bis zur Marktreife, sind weitere Faktoren, die den Einsatz von Technologien im Rechnungswesen hemmen.
- Immer mehr Entscheider sehen zudem das Problem, dass die Mitarbeiter nicht über ausreichendes Wissen verfügen, welches von neuen Technologien verlangt wird.
Fazit: Die Zeichen stehen gut!
In den meisten Fällen entscheidet nach wie vor die Geschäftsführung über Digitalisierungsvorhaben im Rechnungswesen. Es scheint sich allerdings bewährt zu haben, auch interne Experten aus der Fachabteilung sowie Nutzer der Software in wichtige Entscheidungen mit einzubeziehen. In dieser Hinsicht sind Unternehmen auf dem richtigen Weg und werden nach und nach immer progressiver. Viele Entscheider scheinen bereits gute Lösungen gefunden zu haben, mit der Digitalisierung im Rechnungswesen umzugehen.
Meiner Erfahrungen nach nimmt der Einbezug der Expertise von Mitarbeitern einen enormen positiven Einfluss auf den digitalen Wandel in Unternehmen. Hierzu gehört es auch, Mitarbeiter in den neuen Technologien anzulernen. Auch, um Datenschutzfragen oder Marktentwicklungen intern bewerten zu können. Hier werden zwar die Probleme immer besser erkannt, aber die Lösung „Know-how ins Haus holen“ tritt noch nicht deutlich genug hervor.
Meiner Meinung nach liegt genau darin der nächste Entwicklungsschritt, den Unternehmen gehen müssen, um nachhaltig erfolgreiche Digitalisierungsprojekte auf die Beine zu stellen. Nicht nur der Einbezug der Fachabteilungen in die Entscheidungen, sondern eine bestmögliche Ausbildung bezüglich neuer, digitaler Werkzeuge sind essenziell.
Eins zeigt sich daher jetzt schon: Die Entscheider im Rechnungswesen sind auf einem guten Weg.
Unsere Finance Solutions für Sie
Christian Thein
TGC Group
*Original-Studie: PWC-Studie zur Digitalisierung im Finanz- und Rechnungswesen 2020
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