Elektronische Gehaltsabrechnungen ersetzen Papierberge
Elektronische Gehalts-abrechnungen ersetzen Papierberge
Ein problemloser Generationenwechsel?
Sarah Greif
Marketing TGC Group
Wenn die Zahlen stimmen, ist es eines der beliebtesten Dokumente Deutschlands: die Gehaltsabrechnung. Es genügt ein kurzer Blick, um herauszufinden, welchen Betrag wir auf unserem Konto erwarten können. Und dann verschwindet das Dokument im Ordner. Bei genauer Betrachtung stecken in Abrechnungen wie der Gehaltsabrechnung jedoch mehr Informationen, als auf den ersten Blick ersichtlich. Das ist kein Zufall. Die allgemeine Beschaffenheit von Abrechnungen unterliegt einigen Vorgaben und Standards.
Das wirft bei vielen die Frage auf, ob man die klassische Gehaltsabrechnung so einfach durch die elektronische Gehaltsabrechnung ersetzen darf. Wer einmal genauer hinschaut, was der Generationenwechsel für Gefahren birgt, der findet eine klare Antwort auf diese Frage.
Klarheit schaffen:
Gehaltsabrechnung vs. Lohnabrechnung?
Entgeltabrechnung:
Der Überbegriff für die Dokumentation des Arbeitsentgelts in Textform, die konkret als Lohnabrechnung oder Gehaltsabrechnung (auch Monatsabrechnung …) an Mitarbeiter versendet wird. Entscheidend für die Verwendung der Begriffe ist die Beschaffenheit der Vergütung. Diese Unterscheidung ist simpel erklärt:
Gehaltsabrechnung
Erhält der Arbeitnehmer ein fixes Gehalt, steht ihm eine Gehaltsabrechnung zu. Er wird unabhängig von seinen Arbeitsstunden bezahlt.
Lohnabrechnung:
Wird der Arbeitnehmer auf Stundenbasis bezahlt, erhält er eine Lohnabrechnung. Das Gehalt schwankt und ist von den geleisteten Arbeitsstunden abhängig.
Kaum zu unterscheiden? Im alltäglichen Sprachgebrauch spielt eine Unterscheidung oft keine Rolle – was zählt, sind die Zahlen. Auch wenn rechtlich klar unterschieden wird, wann von Lohn und wann von Gehalt die Rede ist, werden beide Begriffe häufig als Synonyme füreinander verwendet.
Für unsere Ausführungen hier gilt: Sie erfahren das Wichtigste zur elektronischen Gehaltsabrechnung, aber ein entscheidender Unterschied in der Bewertung, Papier vs. elektronisch, besteht nicht. Falls Sie präzisere Infos zu elektronischen Lohnabrechnungen benötigen, melden Sie sich bei uns hier.
Welchen Zweck haben Gehaltsabrechnungen?
Jeder Arbeitnehmer in Deutschland hat das Recht auf die Zustellung einer Entgeltabrechnung (bei fixen Gehältern: einer Gehaltsabrechnung). Der Zweck ist naheliegend: Die Gehaltsabrechnung dient dazu, Gehaltszahlungen transparent, standardisiert und nachvollziehbar zu übermitteln. Dazu zählen der Abrechnungszeitraum, die genaue Zusammensetzung des Arbeitsentgelts, die Auskunft über Brutto- und Nettoverdienst sowie Informationen über Art und Höhe erhaltener Zuschläge und sonstiger Vergütungen.
Der gesetzliche Standard zur Dokumentation von Entgeltauszahlungen seitens des Arbeitgebers ist die Textform, die bei jeder Gehaltsabrechnung vorliegen muss.
Habe ich das Recht auf eine Gehaltsabrechnung?
Nur eine Antwort darauf ist richtig: JA! Auch wenn es Sonderausnahmen gibt, es greift zunächst die Pflicht nach § 108 der Gewerbeordnung (GewO), die jeden Arbeitgeber dazu verpflichtet, eine Entgeltabrechnung auszustellen. Die Art und Höhe der Vergütung, Abzüge und vieles mehr (siehe unten) müssen in dem Dokument ausgewiesen werden.
Aber es gibt sie, die Ausnahmen: Die Abrechnungspflicht entfällt beispielsweise, wenn sich „die Angaben gegenüber der letzten ordnungsgemäßen Abrechnung nicht geändert haben“. Sofern nicht anders festgehalten, können Sie üblicherweise jederzeit eine Gehaltsabrechnung anfordern.
Die Vorgabe:
Was gehört in eine Gehaltsabrechnung?
Falls Sie einmal prüfen möchten, ob bei Ihnen alle Angaben enthalten sind, dann finden Sie hier alle verpflichtenden Inhalte einer Gehaltsabrechnung aufgelistet. Detaillierte Informationen finden Sie in dem entsprechenden Gesetzestext, konkret: § 108 Abs. 3 Satz 1 GewO.
Eines vorneweg: Hierbei spielt es keine Rolle, ob es sich um eine elektronische Gehaltsabrechnung oder eine in Papierform handelt.
- Name und Anschrift des Arbeitgebers
- Name, Anschrift und Geburtsdatum des Arbeitnehmers
- Versicherungsnummer, Steuerklasse und Steuer-ID des Arbeitnehmers
- Beginn bzw. Ende der Beschäftigung
- Zeitraum der Abrechnung
- Angaben über Art und Höhe der Zuschläge, Zulagen, sonstige Vergütungen, Art und Höhe der Abzüge, Abschlagszahlungen sowie Vorschüsse:
- Bruttolohn / Bruttogehalt
- Geldwerte Vorteile / Sachbezüge
- Vermögenswirksame Leistungen
- Beitrag zur betrieblichen Altersvorsorge
- Steuerfreibeträge
- Kirchensteuerabzug
- Sozialversicherungsbeiträge des Arbeitnehmers
- Persönliche Abzüge
- Aufwandsentschädigungen
- Auszahlungsbetrag
Irrglaube bei Gehaltsabrechnungen
Das finden Sie nicht auf der Abrechnung:
- Rentenversicherungsnummer (diese finden Sie auf dem Meldebescheid zur Sozialversicherung)
- Ihre Reisekosten, Fahrtkosten, Übernachtungskosten und Verpflegungskosten müssen auch nicht zwingend auf der Gehaltsabrechnung stehen.
- Solange der Arbeitnehmer seinen Nettolohn transparent nachvollziehen kann, gibt es keine vorgegebenen Regeln in Bezug auf die visuelle Gestaltung einer Abrechnung.
Elektronische Gehaltsabrechnung
Darf ich einfach auf papierlose Gehaltsabrechnungen umstellen?
Ganz kurz: Ja, Sie dürfen. Zwar hat der Arbeitnehmer – wie im vorausgegangenen Text erklärt – das Recht, eine Gehalts- bzw. Lohnabrechnung zu erhalten, allerdings hat er kein Recht auf eine Abrechnung in Papierform. Denn der Zweck des Dokuments ist nicht an das Medium Papier gebunden.
Der Zweck, dass ein Arbeitgeber dazu verpflichtet ist, dem Angestellten alle Informationen über seinen Lohn (zu den Infos siehe oben) zur Verfügung zu stellen, wird auch mithilfe anderer Medien erfüllt. Somit hat der Arbeitgeber die freie Wahl zwischen einer Abrechnung auf Papier und der digitalen Variante, solange diese sich inhaltlich nicht voneinander unterscheiden.
Weshalb elektronische Gehaltsabrechnung?
Entlasten Sie Ihre Personalverwaltung
Ihr administrativer Aufwand kann auf ein Minimum reduziert werden.
Durch das Wegfallen der Papierform und aller damit verbundenen Arbeitsschritte, wie dem Sortieren, Falzen und Frankieren, entlasten Sie Ihre HR-Abteilung, da sich einige zeit- und kostenintensive Arbeitsschritte erübrigen. Der Aufwand beim Erstellen und Versenden der Gehaltsabrechnungen reduziert sich auf wenige Knopfdrücke. Das führt vor allem dazu, dass sich Ihre Mitarbeiter werthaltigeren Aufgaben widmen können und sich nicht mit dem „stumpfen“ Verteilen von Briefen aufhalten müssen.
3,10€ – bares Geld bei jeder Gehaltsabrechnung
Den Abrechnungsprozess digitalisieren –
leichter als gedacht!
Die Angst vor der Umsetzung und vor hohen initialen Kosten sind fehl am Platz! Klar, ich verstehe Ihre Vorbehalte, wenn ein komplexer und hoch relevanter Prozess überholt und neu implementiert werden muss. Aber die ausgeprägte Standardisierung der Gehaltsabrechnung schafft ideale Voraussetzungen für eine digitale Adaption in Form der elektronischen Gehaltsabrechnung.
Der „digitale Eingriff“ ist minimal. Die passende ECM- oder DMS-Lösung fußt auf den bestehenden Kernsystemen. Wenn Sie es wünschen, erstellen Sie Lohn- und Gehaltsabrechnungen weiterhin im gewohnten System. In diesem Fall wird lediglich die weitere Verarbeitung der Unterlagen mithilfe des Systems (ECM- oder DMS-Lösung) simpler und schneller gelöst. Sie legen die Abrechnungen per Knopfdruck ab – das System übernimmt alle weiteren Schritte und händigt Unterlagen automatisch an Ihre Mitarbeiter aus bzw. packt sie ins firmeninterne digitale Archiv.
Das gilt für einen Großteil der digitalen Lösungen der ECM- und DMS-Software. Ergebnis: Das befürchtete Chaos bleibt aus und Ihre Informations- bzw. Dokumentenverwaltung profitiert enorm. Also: Keine Angst vor der digitalen Transformation!
Fazit:
Welche Gefahren gibt es also? Ein gesunder Respekt vor diesem Unterfangen ist aus unternehmerischer Sicht sicherlich sinnvoll, die Praxis aber zeigt: Schwer oder gefährlich ist es nicht! Gerade weil es strenge Vorgaben zum Inhalt und zur Form von Gehaltsabrechnungen gibt – egal ob elektronisch oder auf Papier –, ist es wirklich simpel, einen digitalen Standard einzuführen. Einfach bleibt’s auch beim neuen Prozess. Dabei gibt es sie schon, die digitale Form der Gehaltsabrechnung, nur wird sie oftmals noch ausgedruckt.
Zukünftig wird die Gehaltsabrechnung wie gewohnt erstellt, durch eine simple Anbindung gelangt sie aber in ein System, das Verteilung, Aufbewahrung etc. automatisiert handhabt. So haben Sie weniger Arbeit in der Personalverwaltung und reduzieren unmittelbar Ausgaben, da physische Unterlagen und alle damit verbundenen Aufwände wegfallen.
Aufgrund der vielfältigen Möglichkeiten einer DMS- oder ECM-Software gilt, hier besonders genau hinzuschauen. Welche Systeme können welche Aufgabe erledigen und ab wann lohnt sich eine Umstellung für mich? Denn auch wenn sich mein Weihnachtsfeier-Sponsoring-Beispiel nett anhört: Niemand investiert das Geld und niemand nimmt ein weiteres, mühsames Softwareprojekt in Kauf, nur weil er von dem dadurch gesparten Geld eine günstige Weihnachtsfeier ausrichten kann. Die gute Nachricht ist: Wer ein passendes DMS- oder ECM-System verwendet, kann weitaus mehr Prozesse mit einer Software modernisieren als nur elektronische Gehaltsabrechnungen. DMS- und ECM-Lösungen können über die Aufgabe „elektronische Gehaltsabrechnung“ hinaus auch viele weitere Prozesse ergänzen oder sogar ganz ablösen.
Was konkret in Ihrem Fall möglich ist, finden Sie im Gespräch mit unseren Experten heraus.
Sarah Greif
Marketing, TGC Group
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