Aufbewahrungspflicht Lieferscheine
3 Aufbewahrungsvorteile digitaler Lieferscheine
Christian Thein
TGC Group
Aufbewahrungspflicht Lieferscheine gehört in Bauunternehmen zu den unbeliebtesten Themen. Das sagen uns Baukunden immer wieder. Die zugrundeliegenden Regeln der Aufbewahrungspflichten für Lieferscheine seien zwar verständlich, aber ein Lieferschein wird schnell mal falsch abgelegt, vor Ort auf der Baustelle vergessen oder durch Anteilsrechnungen wird unklar, wo die Aufbewahrungspflicht für Lieferscheine gilt und wo nicht. Ein ständiger Reibungspunkt zwischen Bauleitern und dem Büro.
Die gute Nachricht: Genau für diese Probleme gibt es digitale Lösungen. Was genau diese leisten und wie sie Ihnen unter die Arme greifen, das erfahren Sie hier.
Aufbewahrungsfristen kurz erklärt
Die Vereinfachungsregel aus dem Jahr 2017 zum Thema Aufbewahrungspflicht Lieferscheine führt drei Aufbewahrungsfristen an:
• 10 Jahre Aufbewahrungsplicht für Lieferscheine,
• 6 Jahre Aufbewahrungsplicht für Lieferscheine,
… wenn sie als Handelsbriefe gewertet werden. Unter Handelsbriefe fallen Belege, die in der Anbahnung bis zum Abschluss einer Geschäftsvereinbarung anfallen sowie alle Unterlagen, die bei der Durchführung und einer eventuellen Rückabwicklung entstehen. Insbesondere letzteres ist zum Beispiel bei VOB- Mängelanzeigen, also Reklamationen relevant.
• Vorzeitige Aufhebung der Aufbewahrungsplicht für Lieferscheine
3 Aufbewahrungsvorteile digitaler Lieferscheine
Wo Digitalisierung neben der Einhaltung der Aufbewahrungspflicht von Lieferscheinen Ihnen überall Vorteile verschafft, das vermag ich hier nicht umfassend zu beschreiben. Ich konzentriere mich hier auf konkrete Vorteile bei der vielseitigen Aufgabe, die Aufbewahrungspflichten von Lieferscheinen einzuhalten. Drei klare und zugleich sehr weitreichende Vorteile, sind die Automatisierung von Arbeitsschritten, die mobile Verfügbarkeit der digitalen Belege und der Abbau von Aktenlagern.
Vorteil 1: Automatisierung Ihrer Arbeitsschritte
Im beruflichen Alltag stehen Lieferbelege heute für Unmengen manueller Arbeitsschritte: Abzeichnen auf der Baustelle, gegebenenfalls Notizen anfügen und abheften. Dieser Ordner wird dann zur Buchhaltung gebracht, wo das Erfassen im jeweiligen System ansteht. Anschließend erfolgt die Zuordnung zu Baustellen beziehungsweise entsprechenden Rechnungsläufen und erst dann kann der Beleg entsprechend zur Aufbewahrung verarbeitet werden.
Setzen Sie dagegen bei der Aufbewahrung von Lieferscheinen direkt auf eine innovative Lösung wie unsere, dann erfassen Sie unmittelbar beim Eingang den Lieferschein digital. Die Aufbewahrung beginnt direkt hier. Welche Aufbewahrungspflicht für Lieferscheine gilt, das können Sie mit Workflow-Regeln simpel, beispielsweise im Dokumenten Management System, hinterlegen.
Die so erfassten Belege sind keine PDF-Dateien, sondern die Informationen daraus können weitere Automatisierungen anstoßen. So wird der Beleg automatisch der entsprechenden Bauakte zugeordnet und dort abgelegt. Auch die Übergabe in das Buchhaltungssystem erfolgt automatisiert.
Und ganz nebenbei: Kein Lieferbeleg geht verloren, wenn er initial direkt digital erfasst wird. Eine verlustfreie Dokumentation bildet das Fundament, um die Aufbewahrungspflicht für Lieferscheine zu wahren.
Unsere Kunden
Vorteil 2: Digitale Lieferscheine reduzieren Aktenlager
Eine Frage vorab: Gehören Sie zu den Unternehmen, die den eigenen Keller voll mit Aktenordnern stellen oder mieten Sie externe Räumlichkeiten bzw. Container hierzu an?
In beiden Fällen sind die Lieferbelege ein umfangreicher Bestandteil der verstaubten Aktensammlung. Die Aufbewahrungspflicht für Lieferscheine gilt im Digitalen natürlich ebenfalls und jeder Lieferschein ist einzeln und genau zu betrachten. Was Sie hier voll digital und ohne Papierkopie aufbewahren können, das klären wir gerne in einer kostenfreien Erstberatung.
Aber die digitale Aufbewahrung Ihrer Lieferscheine liefert die Chance, Ihren organisatorischen Aufwand erheblich zu reduzieren. Die durchgängige Digitalisierung Ihrer buchführungsrelevanten Unterlagen wird zum Beispiel dank Dokumentenmanagement-system gelöst. Die jeweilige Aufbewahrungspflicht für Lieferscheine ist darin hinterlegt und Belege werden nicht mehr in dunklen Archivkellern vergessen. Nicht nur entfallen Mietkosten und Suchaufwände, auch die fristgerechte Löschung wird automatisiert erledigt.
Digitale Lieferscheine
Effizientes und intelligentes Lieferantenmanagement
Vorteil 3: Digitale Lieferscheine sind mobil verfügbar
Ich habe es bereits erwähnt, aber der Nutzen mobil verfügbarer Lieferscheine ist in Branchen wie dem Bauwesen so enorm, dass er hier ausführlicher Erwähnung finden muss.
Denn im Baugewerbe gehört es dazu, dass Lieferscheinprozesse etwas komplexer ausfallen können. Mal gibt es eine Lieferung, die gleich mehreren Bauprojekten zugeordnet werden muss, in anderen Fällen bildet eine entgegengenommene Lieferung nur eine Teillieferung einer Bestellung.
Das hat zur Folge, dass es zu einer Bestellung gleich diverse Lieferbelege geben kann, viele Änderungen vorgenommen werden müssen und mehr. Was simpel klingt, hält die Bauleitung vor Ort auf der Baustelle, dort wo die Wertschöpfung passiert, oft gewaltig auf. Anstatt den Baufortschritt voranzubringen, werden Belege den Aufträgen zugeordnet, akribisch auf Positionsebene geprüft oder ein Lieferbeleg mit einer Bestellung abgeglichen. Und was passiert mit dem Belegchaos, wenn Lieferungen Mängel aufweisen oder unvollständig sind? All das hält unnötig auf.
Wenn Sie die Aufbewahrung der Lieferscheine mit unseren digitalen Lösungen abbilden, dann arbeitet Ihr Bauleiter vor Ort komplett digital. Belege werden direkt erfasst, Bestellungen kann er sekundenschnell aufrufen und Mängelanzeigen sind auf Knopfdruck erstellt.
Wer also das Thema Aufbewahrungspflicht Lieferscheine professionell mit uns löst, der profitiert nicht nur von einer digitalen Ablage der Lieferbelege. Sie und Ihre Mitarbeiter bzw. Mitarbeiterinnen profitieren darüber hinaus von zahlreichen weiteren Funktionen.
Christian Thein
TGC Group
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