Für ECM-Software gilt: Wer billig kauft, kauft zweimal

6 Mal Wissen für erfolgreichen ECM-Softwarekauf

Experte für Softwarelösungen Matthias Eltges

Matthias Eltges

Expert Digital Solutions
TGC Group

In der Digitalisierung müssen Sie schnell sein. Sie sollen die neuen Technologien zügig nach potenziellem Nutzen bewerten und die Projekte besser schon gestern als morgen fertigbringen. Ihr Unternehmen soll die eigenen Prozesse mittels ECM-Software (früher auch DMS), wenn’s geht „asap“, beschleunigen. Allerdings bestimmt diese Kaufentscheidung mit, ob Sie zukunftsfähig bleiben und daher sollte sie mit Bedacht gefällt werden und „richtig gut“ sein!

Doch was heißt „richtig gut“ bei einer ECM-Software?

Ein „richtig gut“, das für alle gilt, das gibt es nicht. Sorry.

Was ich Ihnen anbieten kann, sind gewisse Qualifikationskriterien. Eines der wichtigsten Kriterien ist die fortlaufende Leistungsfähigkeit. Denn die Gefahr ist da, sich für ein zu starres Nischenprodukt zu entscheiden, das langfristig schwächeln wird. Und das ist extrem ärgerlich. Denn wenn Sie sich heute mit dem Kauf einer ECM-Software beschäftigen, dann wollen Sie sich für mindestens die nächsten 10 Jahre wappnen. Hierzu und zu anderen Punkten möchte ich Ihnen am Beispiel der Baubranche 6 Lektionen mitgeben, damit Sie „richtig gut“ und langfristig einkaufen.

1. Höre bei komplexen Themen nicht auf zu simple Erklärungen

Was macht schwache Produkte so stark?

Zur Sensibilisierung folgende Frage: Wieso entscheiden sich viele unwissend gegen „richtig gute“ Produkte? Überlegen Sie einmal, welche Lösung Ihnen bei der Anschaffung komplexer Produkte, wozu ECM-Software fraglos zählt, auffällt. Sicher diejenige, die am klarsten und vor allem nachvollziehbarsten dargestellt wird.

In der Natur von sehr simplen Nischen-ECM-Lösungen steckt, dass sie sich konkret auf ganz wenige, nahe liegende Problemfälle beschränken. Wenn die Marketingabteilung gut arbeitet, dann kann eine gute Webpräsenz ausreichen, um bei Ihnen einen Nerv zu treffen. Nehmen wir das Beispiel der Bauunternehmen: Eine Lösung, die jede Bauunterlage auf dem Handy bereitstellt? Nie wieder ohne Bauskizze bei einer Baubegehung? Zeit im Stau sinnvoll nutzen? Sehr gut!

Hinzu kommt ein verglichen günstiger Preis kleinerer Hersteller. Und dann greift günstiger Preis + scheinbare Problemlösung = Kauf. Aber – und das ist entscheidend – hier denken die meisten aus Unwissenheit zu kurzfristig. Was ECM-Software können muss, um langfristig „richtig gut“ zu sein, das zeigen nicht einige wenige „Köder-Funktionen“.

2. Habe ein Auge für fortlaufende Flexibilität

Wieso stoßen Nischenprodukte / nischige ECM-Software später an ihre Grenze?

Bleiben wir beim Bau. Ein Bauunternehmen, mittlerweile unser Kunde, sagt über einen früheren Fehlkauf: „Unser Blick lag auf der Lösung  digitale Bauakte. Aber die Flexibilität für weitere Themen hatten wir nicht auf dem Schirm.“ Genau das ist in der stets fortschreitenden Digitalität von Arbeit und Gesellschaft jedoch essenziell.

Verstehen Sie mich bitte nicht falsch. Niemand erwartet, dass Sie jeden anstehenden Wandel erahnen sollen. Ich möchte Sie vielmehr darauf hinweisen, dass Sie sich diesen Wandel fortlaufend zunutze machen können. Das geht! Und zwar ohne zu wissen, was kommt, wenn Ihre ECM-Software „richtig gut“ und flexibel genug ist. Günstige, nischige Softwarelösungen von kleinen Unternehmen können darauf nicht flexibel reagieren, denn ihre Innovation arbeitet sich an einigen wenigen Funktionen ab.

Und darin liegt das Problem. Digitalisierung ist mehr als einmal physische Ordner durch digitale zu ersetzen. Mehr als PDF statt Papier. Sie ist ein fortlaufender Wandel, der durch neue Technologien oder Weiterentwicklungen ständig neue Formen annimmt. In dem alte und neue Systeme immer mehr miteinander kommunizieren. Wo in 5 Jahren vieles anders sein wird, als es eine heute bereits eingeschränkte Lösung abdeckt.

3. Sorge für ausreichend Manpower

Wieso reagieren nischige Anbieter nicht ausreichend auf Veränderungen?

Bei unseren Baukunden kamen zwei weitere Themen hinzu: der digitale Rechnungseingang für Splittrechnungen und Offlinezwillinge digitaler Akten mit nachträglicher Onlinesynchronisation.

Beide Themen konnte die zunächst gekaufte kleine Lösung nicht abdecken. In solch einer Situation können Sie zum einen eine Individualisierung beim Hersteller anfragen. Falls Sie das noch nie getan haben, kann ich Ihnen sagen: Das wird teuer. Stellen Sie es sich wie einen frisierten VW Polo vor, dessen Tuning zur Nordschleifentauglichkeit teurer ist als der Anschaffungspreis.

Und selbst wenn Sie völlig frei von monetären Zwängen wären, dann fehlt dem kleinen Entwicklerteam der nischigen Hersteller Manpower. Viel Wartezeit und wenig Reaktion, wie unser Baukunde rückblickend berichtet. So hängt man bei einem „kleineren“ Produkt dann eben in einem bestimmten Status quo fest. Ganz zu schweigen, dass die fehlende Manpower zu reaktivem Verhalten zwingt. Zeit für Innovation, für Research und Development, bleibt meist kaum.  Wer sollte das machen?

4. Erwarte unangekündigte Veränderungen

Weshalb muss ich weitere Themen zukünftig abbilden?

Mit der Entscheidung für ein Produkt und damit für einen Hersteller legen Sie fest, ob schnell und mit wenig Aufwand auf Veränderungen reagiert werden kann. Und das zwangsläufig! Denn Veränderungen kommen, ohne Sie nach Erlaubnis zu fragen. Ein Beispiel ist das neue E-Rechnungsgesetz. Oder wenn einer Ihrer Kunden komplett auf den elektronischen Empfangsweg für Rechnungen oder Lieferscheine umstellt, wollen Sie dann von der Dienstleistung zurücktreten?

Die Frage, ob ein System flexibel und dynamisch ist, markiert daher einen zentralen Punkt bei der Anschaffung. Im Idealfall sogar, ohne den Code anzurühren, und nur mit ein paar neuen Konfigurationen. Andernfalls müssen Sie sich dann für weitere Anwendungsfälle wieder auf die Suche nach neuen Insellösungen für einzelne Probleme machen. Das ist enorm ärgerlich, wenn man dachte, dass das Thema erledigt sei.

5. Bleibe konsistent bei den Systemen

Was spricht gegen Insellösungen?

Wenn Sie mir bis hierher folgen konnten, dann bleibt noch die Frage, weshalb Sie nicht einfach für weitere Themen neue Systeme anschaffen können? Lassen Sie es mich so formulieren: Wenn Sie lange genug zur Ergänzung „systemische Balkone“ an Ihr „Systemhaus“ bauen, dann fällt der Laden irgendwann zusammen.

Wieso? Bei jeder Anschaffung fallen neue Installations- und Schulungskosten an. Ihre Mitarbeiter verlieren beim x-ten System den Überblick und streiken. Sie zahlen parallel mehrere Support- und Maintenance-Gebühren und legen am Ende alleine dafür, dass die Systeme laufen, monatlich zigtausend Euro auf den Tisch.

Hinzu kommen Schnittstellen. Die Schnittstellen zwischen den Systemen müssen vo