Nie die richtige Zeit für Digitalisierung

Grow Digital Blog // 22.11.2019 // 4 Minuten Lesezeit // Tim Becker, Geschäftsführer TGC

Warum ist nie die richtige Zeit für Digitalisierung?

Wenn man eine Tätigkeit über einen langen Zeitraum betreibt, ist es überaus interessant, Muster darin zu erkennen. Da wir seit 15 Jahren Projekte im Rahmen der Digitalisierung mit unseren Kunden umsetzen, können Sie sich vorstellen, dass wir über die Zeit einige Muster erkannt haben. Unser Blog soll Ihnen mitunter dazu dienen, dass Sie sich schon vor Beginn Ihres Projektes mit typischen Mustern in Digitalisierungsprojekten, also Content Services, DMS, Scanning oder ECM-Projekten – oder wie wir sagen: Informationslogistik (wir nennen ECM, DMS etc. Informationslogistik, weil wir Anglizismen so gut es geht vermeiden wollen) –, vertraut machen können. In diesem Beitrag möchte ich mit Ihnen gemeinsam das Muster betrachten, dass irgendwie nie die richtige Zeit für die Einführung von ECM-Systemen ist.

Was bedeutet das konkret?

Wenn wir mit Kunden in Kontakt kommen, die ein Vorhaben im Bereich ECM haben, dauert es statistisch durchschnittlich 1,5 bis 2,5 Jahre, bis ein Kunde eine Entscheidung trifft. Die Laufzeit ist maßgeblich abhängig von der Firmengröße – umso kleiner die Firma, desto schneller die Entscheidung und anders herum. Eine Entscheidung zu treffen bedeutet, dass man sich entweder dagegen oder dafür entscheidet. Ich finde diesen langen Zeitraum immer noch verwirrend, obwohl ich täglich damit konfrontiert bin. Überlegen wir mal gemeinsam, wie schnell wir heute Entscheidungen treffen, zum Beispiel im Rahmen der Konsumgüter: Suchmaschine starten, drei bis fünf Bewertungen lesen, bestellen, fertig. Sehr kurzer Zeitraum. Bei Investitionsgütern, zum Beispiel Fahrzeugen: Vor einigen Jahren war es noch aufregend, Kandidaten zu eruieren und zu beauftragen. Mittlerweile ist das Ganze eine schnelle Angelegenheit. Man ist grundsätzlich schon gut informiert, hat in kurzer Zeit neutrale Infos im Netz gefunden, drei bis vier Gespräche, drei Angebote per E-Mail und man ist mit dem Thema durch.

Mit TGC schneller und
mit minimalen Aufwand ans Ziel

Warum dauert es denn nun bis zu 2,5 Jahre,
eine Entscheidung über die Einführung einer Software zu treffen?

Es gibt schon mal grundsätzliche Hindernisse! In der Zeit von Januar bis März steht oft der Jahresabschluss oder der Jahresstart den digitalen Themen im Weg. Schade, aber so ist es eben. Im 2. Quartal läuft das Jahr noch nicht so richtig rund und man muss erst mal sein Kerngeschäft oder seine Projekte ordentlich auf Vordermann bringen. Außerdem gibt’s da noch die vielen Feiertage, da bekommt man die Kollegen nicht so richtig an den Tisch. Nochmals schade, aber was will man machen? In Q3 – tja, da sind gemeinsame Meetings mit den Kollegen sehr schwierig zu organisieren: Sommerferien, Urlaubszeit etc.. Schade, aber das ergibt wirklich wenig Sinn gerade. In Q4 sind wir mitten im Jahresendgeschäft und stehen kurz vor dem Jahresabschluss – da wird es nicht mehr möglich sein, sich mit neuen Themen auseinanderzusetzen. Sehr schade, aber nächstes Jahr ist bestimmt mehr Luft ... Kurzum: Es gibt nur sehr wenige Zeiträume im Jahr, die passend für die aufwendigen Digitalisierungsthemen erscheinen.

Richtig Entscheiden = kostet viel Zeit?

Aber warum brauchen wir überhaupt „viel Zeit“ für eine solche Entscheidung?

Eine äußerst wichtige Frage! Was führt zur Annahme: valide Entscheidung = kostet viel Zeit? Der Hauptgrund liegt meiner Meinung nach in grundsätzlichen Wissenslücken zu dem Thema. Die meisten Menschen, die in Gespräche zu dem Thema ECM & Co. involviert werden, haben schlicht kein Know-how und keine Ausbildung, um dieses Thema zu besprechen. Die Erklärung dafür ist recht einfach: Es gibt für das Spektrum ECM, DMS & Co. keine Ausbildungsmöglichkeiten, keine Schulungen, keine Kurse, kein Studium oder Ähnliches. Jede Suche ist vergebens. Wie soll der Otto Normalbürger also Ahnung von diesem Wissenssegment haben? Des Weiteren ist es (vermeintlich) ja auch ein IT-Thema. Man bräuchte also nicht nur die fachliche Bildung, sondern auch noch einen IT-Background, um sich mit dem Thema ECM sachlich auseinanderzusetzen. Mit dieser Unwissenheit – bzw. der Unsicherheit, die daraus entsteht – werden Projekte unbewusst oder bewusst vor sich hergeschoben. Nicht zuletzt, weil es alternative Aufgaben gibt. Denn in den eigentlichen Aufgabenbereichen, in denen man ausgebildet wurde und de facto tätig ist, gibt es – ganz ohne Ironie – sicherlich genug zu tun. Wie eben kennengelernt von Q1 bis Q4.

 

Ganz klar ein Thema für die IT? Ganz klar falsch!

Überlegen Sie bitte einmal an dieser Stelle mit mir zusammen, wer die vorgenannten Voraussetzungen bei Ihnen im Hause erfüllt? Ja, ich weiß, man denkt jetzt gerne an die interne IT. Das ist aber nicht so. Die IT hat eine IT-Grundbildung, korrekt. Aber in der Regel keine Ausprägung in die Fachrichtung ECM. Man vergisst leider oft, dass in der IT die Spezialisierungen genauso nischig sind wie beispielsweise in der Automobil- oder Baubranche. Der Zimmermann baut keine Mauern und der Mechaniker kann keine Einspritzdüse konstruieren. Und ECM ist eben ein so spezifisches Thema.

Zusammengefasst bedeutet das also, dass sich nun Menschen mit einem völlig neuen Thema, das ihnen fachlich sehr fremd ist, befassen müssen. Des Weiteren bedeutet es, dass man kaum Wissensquellen findet, die man regulär für die Kaufentscheidung nutzt. Im Internet findet man zwar sehr viele Informationen, was ECM-Systeme können, aber um alles zu verstehen und in die eigene Situation einzubeziehen, dafür müsste man schon über Grundlagenwissen verfügen. Gespräche mit Anbietern von ECM-Software verwirren nach dem dritten Mal, weil man sich eine stundenlange Litanei von Knöpfen und Möglichkeiten anschaut – nur, damit man am Ende keinen Schritt weiter ist bei der Frage, was die eigenen Anforderungen sind und welche der Knöpfe man denn nun braucht.

Deshalb spricht vieles gegen Digitalisierung

Selbst wenn man sich durch diesen Digitalisierungsdschungel irgendwie durchkämpft: Wenn man der Meinung ist, dass ein Produkt infrage kommt, muss man am Ende dem Budgetinhaber in der Firma verkaufen, was man im Grunde selbst nicht gänzlich versteht – leider in der Regel begleitet mit dem schalen Bauchgefühl, sich hier nicht ganz sicher sein zu können, ob es das Richtige ist, aber einfach die Lust fehlt oder man schlicht nicht noch mehr Zeit darauf verwenden will.

Hier hat man nach der Recherche sicher einen gewissen Wissensvorsprung im Gespräch. Das bringt in der Sache aber nichts, weil das Gegenüber kein Wissen besitzt. Wie sollen diese beiden denn nun eine Entscheidung treffen? Und wenn Sie eine Entscheidung treffen – wie gut fällt diese vermutlich aus? Das überlasse ich nun Ihrer Fantasie. All diese Themen zusammengenommen, ist es ja klar, dass man immer mehr Gründe gegen eine Beschäftigung mit dem Thema findet als dafür. Ich glaube, kaum jemand, der nicht in der Forschung oder Entwicklung arbeitet, hat Spaß daran, sich mühselig in ein Thema einzufinden, in dem eine wichtige, langfristige Investitionsentscheidung getroffen werden muss. Ein Thema, mit dem man eigentlich auch völlig alleine in der Firma dasteht, weil es keine Kolleginnen und Kollegen gibt, die fachlich weiterhelfen können. Und ich denke weiterhin, dass dies der wahre Grund ist, warum Entscheidungen für ECM-Systeme durchschnittlich 2,5 Jahre benötigen.

Digitalisierung angehen

Wie schnell sind Profis denn wirklich?

Hierzu ein abschließender Gedanke: Die Aussage, dass unzureichendes Wissen zu langen Projekten führt, setzt eine weitere, simple Annahme voraus. Der Gegenbeweis: Wie lang bzw. kurz dauert es, wenn Profis tätig werden? Hierzu kann ich Ihnen Folgendes sagen: Gut ausgebildete Fachmänner, wie unsere digitalen Architekten, stellen in wenigen Tagen fest, ob sich ein ECM-System (oder eine andere Software) für ein Unternehmen lohnt. Mit ein paar Tagen mehr können sie genau sagen, für welche Ihrer Prozesse es sich lohnt und welchen Effekt eine Technologie hätte. Fachmänner liefern in wenigen Wochen Antworten auf die gleichen Fragen, auf die Laien erst nach bis zu 2,5 Jahren eine Antwort finden.

Unser ganzer Arbeitsprozess, der Grow Digital Process, ist so aufgebaut, dass wir diesen Umstand respektieren – und wie auch unsere Kunden bestätigen: Mit uns lässt sich dieser Knoten relativ einfach lösen.

Finden Sie einen Weg, Ihre Digitalisierungsvorhaben anzugehen

Wie gut, dass es die TGC gibt, die Sie konsequent und gezielt durch diesen Prozess führt. Kommen Sie auf uns zu – wir helfen Ihnen bei diesem Vorhaben und klären Sie über die Möglichkeiten der Digitalisierung auf.

Tim Becker, CEO TGC

Tim Becker
CEO TGC