Digitales Vertragsmanagement
5 Tipps zur effizienten, digitalen Vertragsverwaltung.
Christian Thein
TGC Group
Verträge begegnen uns in allen Lebenssituationen. Denken Sie einmal an Ihren Arbeitsalltag. Hinter jedem Teammitglied steht ein Arbeitsvertrag und hinter jeder Lieferung ein Kaufvertrag. Ihr Büro bedarf eines Mietvertrages und auch Ihr Arbeitshandy wird nicht ohne Vertragsabschluss einfach eines Tages auf Ihrem Schreibtisch gelegen haben.
Für Unternehmen bedeutet die Verwaltung der verschiedenen Verträge daher auch eine Menge Arbeit. Insbesondere, wenn Ihr Unternehmen ein hohes Volumen an Verträgen aufsetzen, prüfen und verwalten muss, wissen Sie, wovon ich spreche. Und aus diesem Grund, will ich Ihnen einmal aufzeigen, wie Sie mithilfe innovativer Lösungen Verträge effizient verwalten.
Lassen Sie uns darüber sprechen, welche Vorteile sich für Sie aus einer digitalen Lösung für Ihr Vertragsmanagement ergeben, worauf es im Umgang mit der digitalen Standardisierung von Verträgen ankommt und was Sie bei der Umstellung beachten sollten.
Verträge effizient verwalten
Arbeiten Sie mit unterschiedlichen, abteilungsübergreifenden Vertragsarten, dann ist allein die Verwaltung Ihrer Verträge mit einem immensen Zeitaufwand verbunden. Denn auch, wenn Verträge vielerorts bereits in einer Textverarbeitungssoftware (i.d.R. Word) aufgesetzt werden, wird der Vertragslebenszyklus manuell verwaltet. Lesen, gegenzeichnen, kommentieren, überarbeiten, kommentieren u.s.w. – eine transparente und auch fristgerechte Organisation der Verträge in Papierform fällt den meisten Unternehmen dabei in aller Regel sehr schwer.
Identifizieren Sie daher eine Lösung, die Sie möglichst umfassend in der Vertragsverwaltung unterstützt – wie TGC Contract Solutions. Dank der TGC Softwarelösung für Vertragsmanagement stehen Ihnen von der Vertragserstellung an die richtigen Informationen für jeden Vertragstyp bereit und mithilfe einer zentralen Verwaltung gelingt es Ihnen zukünftig, dass alle Mitarbeiter in einem System ihre Verträge verwalten.
Und so sieht Ihr Weg dorthin aus!
Digitales Vertragsmanagement: So geht's!
Dank digitaler Softwarelösungen können alle Verträge einheitlich erstellt, kommentiert, bearbeitet und auch sicher verwaltet werden – ohne Medienbrüche und smart. Wie Sie all diese und weitere Vorteile für Ihr Unternehmen nutzbar machen und was Sie sonst dank dieser modernen Technologie in Ihrem Vertragsmanagement lösen können, das machen wir Ihnen anhand der fünf folgenden Schritte deutlich.
1. Identifizieren Sie Ihre Verträge
Innerhalb eines Unternehmens sind viele Abteilungen bei der Verwaltung von Verträgen beteiligt. Von Leasingverträgen im Fuhrpark, über Lieferantenverträge im Einkauf bis hin zu klassischen Arbeitsverträgen in der Personalverwaltung. Dadurch arbeiten Sie nicht nur abteilungsübergreifend, sondern auch mit unterschiedlichen Arten von Verträgen. Verschaffen Sie sich zu Beginn Ihres Umstiegs zuerst einen Überblick darüber, welche verschiedenen Vertragsarten Sie in Ihrem Unternehmen nutzen. Was trivial klingt, wird nur selten unternehmensweit analysiert.
2. Legen Sie die Anforderungen Ihrer Verträge fest
Mit unterschiedlichen Arten von Verträgen gehen auch unterschiedliche Anforderungen dieser einher. Nicht nur die üblichen Anforderungen wie die Nennung beider Vertragsparteien, des Gegenstands oder des Preises, sondern auch Regelungen über Zahlungsbedingungen und Haftungen wie auch Haftungsausschlüsse und Vertragsverletzungen können Teil eines Vertrags sein. Hier liegt der Teufel im Detail.
Was für Ihr Legal-Team trivial klingen mag, ist für die Standardisierung enorm wichtig. Klarheit und eine präzise Anforderungsdefinition sind die Voraussetzung für die optimale Auswahl einer passenden Technologie. Hierzu gehört es auch, notwendige Personen bzw. Rollen bei der Vertragserstellung aufzunehmen. Wer muss einen Vertrag freigeben, wer prüft ihn und wer verwaltet ihn?
3. Automatisieren Sie die Vertragserstellung
Mithilfe unserer Software für digitales Vertragsmanagement können Sie unterschiedliche Vertragsarten mit deren jeweiligen Anforderungen digital hinterlegen. Anhand standardisierter Felder ist es Ihnen möglich, mit nur wenigen Klicks Ihre Verträge aufzusetzen und so direkt digital zu verwalten. Dadurch, dass all Ihre Verträge einheitlich aufgesetzt werden, entstehen für Sie unternehmensweite Standards, was wiederum die Ausarbeitung Ihrer Verträge effizient und sicherer macht!
Aber nicht nur die Erstellung eines Vertrages erweist sich als einfacher, auch beteiligte Personen werden automatisch involviert, sodass durch die bessere Zusammenarbeit effizientere Abläufe geschaffen werden. Sei es die Freigabe von Verträgen oder Verhandlungen, die digital gesteuert werden.
Sie sehen: jeder Schritt der Vertragserstellung wird abgedeckt und beschleunigt – das spart Zeit und Geld!
4. Verwalten Sie Ihre Verträge digital
Unterstützt das digitale Vertragsmanagement bereits das Aufsetzen Ihrer Verträge, kann es Ihnen darüber hinaus auch bei der weiteren Vertragsverwaltung behilflich sein. Denn nicht nur Ihre Vertragserstellung wird beschleunigt, auch die nachfolgende Verwaltung gestaltet sich so effizient wie nie zuvor. Dank einer unternehmensweiten Ablage in einer zentralen Softwarelösung können die Verträge mobil oder per Browser abgerufen werden. Demnach kann jederzeit die komplette Vertragshistorie, aber auch die verschiedenen Versionen, auf Knopfdruck eingesehen werden.
Das schafft nicht nur einen 360° Überblick über Ihre Verträge, sondern auch eine schnelle Risikobewertung aufgrund der transparenten Darstellung. Welche Verträge laufen aus, welcher Lieferant soll nicht länger Zulieferer sein oder welchem Mitarbeiter sollte zum 15-jährigen Firmenjubiläum eine Geste der Aufmerksamkeit entgegengebracht werden? Nicht nur die digitalen Vertragsdokumente werden aufbewahrt, sondern auch die Inhalte der Verträge sowie drum herum können in Workflows verwaltet werden.
Selbstverständlich erinnert Sie bspw. unsere Lösung an auslaufende Verträge oder an offene Antworten zu neuen Vertragsabschlüssen.
5. Das große Finale: Verträge automatisch erstellen
Von der Vertragsanfrage über Verhandlungen bis zum Vertragsabschluss sowie der Vertragsverwaltung: ein standardisiertes, digitales Vertragsmanagement ist die Lösung für die Verwaltung eines effizienten Vertragslebenszyklus.
Das TGC-Highlight: Unser digitales Vertragsmanagement bereitet den Vertragstext teils automatisch für Sie vor. Mithilfe unserer Softwarelösung können Sie auf ein vorab definiertes Setting an Vertragsbestandteilen zurückgreifen. Das heißt, Sie definieren für bestimmte Anlässe einmalig die passenden Passagen und anschließend klicken Sie sich relevante Verträge bzw. Abschnitte einfach zusammen. Falls bestimmte Stellen abweichen, erinnert Sie das System einfach daran, hier noch einmal gesondert drauf zu blicken. Aber nicht nur Sie profitieren davon, sondern auch Ihre Vertragspartner. Wiederkehrende Verträge, wie die mit Ihren Lieferanten, sind zukünftig nicht nur schneller erstellt, sondern auch simpler für beide Seiten zu prüfen, da ein Vertrag immer auf den vorab definierten Passagen aufgesetzt wird.
So geht das Vertragsmanagement der Zukunft.
Christian Thein
TGC Group
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