Elektronische Gehaltsabrechnungen ersetzen Papierberge

Elektronische Gehalts-abrechnungen ersetzen Papierberge

Ein problemloser Generationenwechsel?

Sarah Greif, Mitarbeiterin Marketing TGC Group

Sarah Greif

Marketing
TGC Group

Wenn die Zahlen stimmen, ist es eines der beliebtesten Dokumente Deutschlands: die Gehaltsabrechnung. Es genügt ein kurzer Blick, um herauszufinden, welchen Betrag wir auf unserem Konto erwarten können. Und dann verschwindet das Dokument im Ordner. Bei genauer Betrachtung stecken in Abrechnungen wie der Gehaltsabrechnung jedoch mehr Informationen, als auf den ersten Blick ersichtlich. Das ist kein Zufall. Die allgemeine Beschaffenheit von Abrechnungen unterliegt einigen Vorgaben und Standards.

Das wirft bei vielen die Frage auf, ob man die klassische Gehaltsabrechnung so einfach durch die elektronische Gehaltsabrechnung ersetzen darf. Wer einmal genauer hinschaut, was der Generationenwechsel für Gefahren birgt, der findet eine klare Antwort auf diese Frage.

Klarheit schaffen - Gehaltsabrechnung vs. Lohnabrechnung?

Entgeltabrechnung:

Der Überbegriff für die Dokumentation des Arbeitsentgelts in Textform, die konkret als Lohnabrechnung oder Gehaltsabrechnung (auch Monatsabrechnung …) an Mitarbeiter versendet wird. Entscheidend für die Verwendung der Begriffe ist die Beschaffenheit der Vergütung. Diese Unterscheidung ist simpel erklärt:

Gehaltsabrechnung

Erhält der Arbeitnehmer ein fixes Gehalt, steht ihm eine Gehaltsabrechnung zu. Er wird unabhängig von seinen Arbeitsstunden bezahlt.

Lohnabrechnung

Wird der Arbeitnehmer auf Stundenbasis bezahlt, erhält er eine Lohnabrechnung. Das Gehalt schwankt und ist von den geleisteten Arbeitsstunden abhängig.

Kaum zu unterscheiden? Im alltäglichen Sprachgebrauch spielt eine Unterscheidung oft keine Rolle – was zählt, sind die Zahlen. Auch wenn rechtlich klar unterschieden wird, wann von Lohn und wann von Gehalt die Rede ist, werden beide Begriffe häufig als Synonyme füreinander verwendet. Für unsere Ausführungen hier gilt: Sie erfahren das Wichtigste zur elektronischen Gehaltsabrechnung, aber ein entscheidender Unterschied in der Bewertung, Papier vs. elektronisch, besteht nicht. Falls Sie präzisere Infos zu elektronischen Lohnabrechnungen benötigen, melden Sie sich bei uns hier.

Welchen Zweck haben Gehaltsabrechnungen?

Jeder Arbeitnehmer in Deutschland hat das Recht auf die Zustellung einer Entgeltabrechnung (bei fixen Gehältern: einer Gehaltsabrechnung). Der Zweck ist naheliegend: Die Gehaltsabrechnung dient dazu, Gehaltszahlungen transparent, standardisiert und nachvollziehbar zu übermitteln. Dazu zählen der Abrechnungszeitraum, die genaue Zusammensetzung des Arbeitsentgelts, die Auskunft über Brutto- und Nettoverdienst sowie Informationen über Art und Höhe erhaltener Zuschläge und sonstiger Vergütungen.

Der gesetzliche Standard zur Dokumentation von Entgeltauszahlungen seitens des Arbeitgebers ist die Textform, die bei jeder Gehaltsabrechnung vorliegen muss.

Habe ich das Recht auf eine Gehaltsabrechnung?

Nur eine Antwort darauf ist richtig: JA! Auch wenn es Sonderausnahmen gibt, es greift zunächst die Pflicht nach § 108 der Gewerbeordnung (GewO), die jeden Arbeitgeber dazu verpflichtet, eine Entgeltabrechnung auszustellen. Die Art und Höhe der Vergütung, Abzüge und vieles mehr (siehe unten) müssen in dem Dokument ausgewiesen werden.

Aber es gibt sie, die Ausnahmen: Die Abrechnungspflicht entfällt beispielsweise, wenn sich „die Angaben gegenüber der letzten ordnungsgemäßen Abrechnung nicht geändert haben“. Sofern nicht anders festgehalten, können Sie üblicherweise jederzeit eine Gehaltsabrechnung anfordern.

Die Vorgabe: Was gehört in eine Gehaltsabrechnung?

Falls Sie einmal prüfen möchten, ob bei Ihnen alle Angaben enthalten sind, dann finden Sie hier alle verpflichtenden Inhalte einer Gehaltsabrechnung aufgelistet. Detaillierte Informationen finden Sie in dem entsprechenden Gesetzestext, konkret: § 108 Abs. 3 Satz 1 GewO.

Eines vorneweg: Hierbei spielt es keine Rolle, ob es sich um eine elektronische Gehaltsabrechnung oder eine in Papierform handelt.

Irrglaube bei Gehaltsabrechnungen

Das finden Sie nicht auf der Abrechnung:

Elektronische Gehaltsabrechnung

Darf ich einfach auf papierlose Gehaltsabrechnungen umstellen?

Ganz kurz: Ja, Sie dürfen. Zwar hat der Arbeitnehmer – wie im vorausgegangenen Text erklärt – das Recht, eine Gehalts- bzw. Lohnabrechnung zu erhalten, allerdings hat er kein Recht auf eine Abrechnung in Papierform. Denn der Zweck des Dokuments ist nicht an das Medium Papier gebunden.

Der Zweck, dass ein Arbeitgeber dazu verpflichtet ist, dem Angestellten alle Informationen über seinen Lohn (zu den Infos siehe oben) zur Verfügung zu stellen, wird auch mithilfe anderer Medien erfüllt. Somit hat der Arbeitgeber die freie Wahl zwischen einer Abrechnung auf Papier und der digitalen Variante, solange diese sich inhaltlich nicht voneinander unterscheiden.

Weshalb elektronische Gehaltsabrechnung?

Die simple Frage: Wieso sollten elektronische Gehaltsabrechnungen vorteilhaft sein, wenn die Inhalte gleich bleiben? Wer diese Frage nicht beantworten kann, der sollte jetzt genau aufpassen:

Elektronische Gehaltsabrechnung 2020

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