Ein Einblick in moderne Verfahrensdokumentation nach GoBD 2021
Das müssen Sie über Verfahrensdokumentation wissen:
Christian Thein
TGC Group
Seien wir ehrlich: Hinter der Verfahrensdokumentation nach GoBD verbirgt sich eine oft nervige Angelegenheit. Denn die revisionssichere Verfahrensdokumentation verlangt auch die Dokumentation äußerst heikler Themen, wie die Sicherung der Hardware, eine Prozessbeschreibung der Belegeingänge und vieles mehr. Die Detailtiefe ist enorm und oft ermüdend.
Die gute Nachricht: Software kann Verfahrensdokumentation deutlich vereinfachen.
Aber auch hier gibt es einiges zu beachten, wie ich Ihnen in diesem Artikel erläutern will.
Verfahrensdokumentation nach GoBD bleibt Pflicht
Auch bei der Aufbewahrung von Unterlagen in digitaler Form fordert die Finanzverwaltung ein revisionssicheres Vorgehen und ein entsprechend sicheres System, wie beispielsweise ein Dokumentenmanagement-System (DMS). Eine nachvollziehbare Verfahrensdokumentation bleibt Pflicht. Es bleibt dabei: Egal, ob Kleinunternehmer, GmbH oder AG, die Verfahrensdokumentation ist für alle Unternehmensformen exakt zu dokumentieren.
Wo finden Sie ausführliche Informationen? Ausführliche Erläuterungen zu gesetzlichen Vorschriften und Anforderungen zur Verfahrensdokumentation finden sich in den „Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung“ (GoB), sowie den „Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ (GoBD). Stark regulierte Branchen, wie die Pharmazie und die Chemie, unterliegen noch weiteren Vorgaben zur Erstellung von Verfahrensdokumentationen. Hier mehr dazu.
Digitale Verfahrensdokumentation nach GoDB
Die Verfahrensdokumentation nach GoDB, beschreibt den organisatorisch und technisch ausgeführten Prozess bei der Verarbeitung steuerlich relevanter Dokumente. Sie hat stets den in der Praxis eingesetzten Versionen der Hard- und Software zu entsprechen.
Einen enormen Beitrag zur rechtskonformen Verarbeitung Ihrer Dokumente liefern beispielsweise GoBD-zertifizierte DMS-Lösungen. Sie ersetzen jedoch keine Verfahrensdokumentation, sondern sind ein praktisches Werkzeug für deren Wahrung. Denn wie bereits erwähnt, müssen alle Archivierungsvorgänge, sowie deren Kontrollmechanismen technisch und organisatorisch einwandfrei beschrieben, aber auch in der Praxis ausgeführt werden. Was muss also in der digitalen Verfahrensdokumentation zu finden sein:
- Erfassung, Empfang und Digitalisierung, sowie
- Indizierung, Verarbeitung, Wiederauffindbarkeit und Ausgabe – bis hin zur
- Vorhaltung und Löschung Ihrer Dokumente.
Die Muster-Verfahrensdokumentation – Ein Patentrezept für Unternehmen?
Die Anforderungen an eine digitale Verfahrensdokumentation variieren je nach IT-Einsatz, Komplexität und Belegvolumen enorm. Somit variieren auch die Anforderungen an die Gestaltung des Ablagesystems, sowie den Umfang der Dokumentation.
Ich muss Sie also leider enttäuschen: Ein Patentrezept oder DIE Mustervorlage für die Verfahrensdokumentation also zur Belegablage, dahinterliegender Unternehmensprozesse etc. gibt es leider nicht. Natürlich können Sie sich einer Vorlage oder Anleitungen aus dem Netz bedienen, um einen Anfang zu machen. Aber verlassen Sie sich nicht auf deren Vollständigkeit und vor allem Aktualität. Was von Google gut platziert wird, das sind oft ältere, verfügbare Seite.
In welcher Form wird "digital" abgelegt?
Mit einer umfassenden Prozessbeschreibung können Sie entsprechend der GoBD festlegen, was aufbewahrungspflichtige- und würdige Unterlagen sind und wie diese abgespeichert werden. Zu beachten ist hierbei, Dokumente müssen:
- Original,
- unveränderbar geschützt vor Verlust,
- jederzeit & lückenlos verfügbar
- & maschinell auswertbar sein.
Außerdem müssen alle Geschäftsvorgänge chronologisch geordnet festgehalten werden. All das hat die Verfahrensdokumentation nach GoBD exakt zu beschreiben. Also wie stellen Sie die Chronologie sicher?
Verfahrensdokumentation ist nicht immer gleich!
Das gesamte Archivierungsverfahren, sowie das Zusammenspiel einzelner Anwendungen müssen laut Gesetzgeber zu 100% revisionssicher sein. Doch was bedeutet das konkret?
Revisionssicherheit setzt eine exakte Prozessdokumentation, sichere Abläufe, die angemessene Aufbau- und Ablauforganisation Ihres Unternehmens, sowie den sicheren Betrieb bspw. Ihres Dokumentenmanagementsystems voraus, sodass alle Vorgänge und Änderungen im System lückenlos nachvollzogen werden können.
Nicht nur das Erfassen der eingegangenen Belege ist relevant, sondern auch in welcher Form sie eingehen. Gedruckt auf Papier, als E-Mail oder in Datenform aus Formularen? Unveränderbar heißt auch, Rechnungen, die als PDF eingehen, dürfen nicht ausgedruckt vorgehalten werden. Kommen Dokumente per Post, ist es jedoch unter Umständen zulässig, sie in Papierform abzulegen. Auf diese Arbeitsschritte müssen Sie in der Verfahrensdokumentation eingehen:
- Indizierung
- Abspeicherung
- Ausdruck
- Evtl. ersetzendes Scannen
- Ablage und Archivierung
Auch das Ordnungssystem und der Aufbewahrungsort sind zu nennen. Egal ob Archivraum, File-Server oder Cloud (präzise!). Eine Beschreibung, wie dieser Ablageort vor Zugriffen Unbefugter und vor Verlust geschützt ist, ist ebenfalls anzugeben. Es muss dokumentiert werden, wann und wie häufig, die dort abgelegten Dokumente gesichert werden, welche Hardware wie geschützt ist usw.
Vor Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungspflicht dürfen digitale Dokumente selbstverständlich nicht gelöscht werden. Sobald eine Aufbewahrungsfrist erloschen ist, müssen Sie umgehend aus dem Archiv entfernt werden. Wie dies wiederum gehandhabt wird, muss ebenfalls Teil Ihrer Verfahrensdokumentation sein.
Für Individualisierung braucht es einen Experten
Wer hier nicht sicher ist, der sollte sich ohne Frage einen Experten ins Haus holen.
Was für Sie wochenlange Arbeit, diverse Abstimmungen und zig Fallstricke bedeutet, das kann ein Profi für Sie deutlich effizienter und kostengünstiger erledigen. Spätestens bei der nächsten Betriebsprüfung werden Sie an Ihre Entscheidung bei der Frage „Wer soll sich darum kümmern?“ zurückdenken; entweder mit Bauchschmerzen oder gelassen.
Es fängt bei einer detaillierten Prozessbeschreibung an. Wie Sie arbeiten, das legt fest, welche Punkte in einer Verfahrensdokumentation gehören, welche Regularien auf Sie, Ihre Branche etc. zutreffen.
Wenn Sie diese Aufgabe angehen möchten, dann melde Sie sich gerne bei uns. Denn wir können Sie hierzu nicht nur umfassenden beraten und Ihre Prozesse präzise beschreiben, sondern Sie mit geprüften DMS-Lösungen ausstatten. Aus unserer jahrzehntelangen Integrationserfahrung rund um das Thema Verfahrensdokumentation wissen wir besten, worauf es für Ihre Verfahrensdokumentation ankommt.
Jetzt kostenfrei informieren!
Falls es Ihre Aufgabe ist, die Verfahrensdokumentation Ihres Unternehmens besser zu organisieren, dann nutzen Sie ein unverbindliches Beratungsgespräch mit einem unserer digitalen Architekten. Entwickeln Sie in 30 Minuten kostenfrei einen ersten Überblick, wie Ihre digitale Verfahrensdokumentation aussehen kann.
Christian Thein
TGC Group
Aktuelle Blogartikel
Weiterführende Links:
Aktuelle Blogartikel:
Entdecken Sie den Fortschritt!
Wir zeigen Ihnen, welche Lösungen zu den Anforderungen an Ihre Verfahrensdokumentation passen: kostenfrei und remote in einer persönlichen Live-Demo!
Weiterführende Links:
Aktuelle Blogartikel:
Nr. 1 für digitale
Bauprozesse
