Innovatives Wissensmanagement erklärt
Die 5 wichtigsten Kriterien für ein optimales Wissensmanagement
Sarah Greif
Marketing
TGC Group
Stellen Sie sich vor, Sie müssten sich auf Google nach einer Suchanfrage durch Ordner klicken. Das klingt ziemlich absurd, denn im Privaten greifen wir täglich auf diverse Tools zurück, die auf ein innovatives Wissensmanagement bauen. Intuitiv zugänglich und simpel zu bedienen, so sollen Anwendungen sein.
Und im beruflichen Alltag? Ordnerklicken, Informationssilos einzelner Abteilungen und Papierakten, die Sie bei einer „Suchanfrage“ händisch durchblättern müssen. So sieht Wissensmanagement in den meisten Unternehmen heute noch aus.
Erwartet Sie nun der eine „heilige Hebel“, mit dem Sie Ihr Wissen „Google-like“ effizienter und zugänglicher organisieren können? Leider Nein.
Aber ich kann Ihnen die 5 wichtigsten Kriterien für Wissensmanagement in Unternehmen mitgeben und Sie sparen Sie sich das Suchen danach.
- Wissenssilos öffnen
- Umfassende Suchfunktion
- Prozesse digital initiieren
- Medienbrüche verhindern
- Auf Menschen eingehen
Wissensmanagement-Software verstehen
Wissensmanagement verhindert Datensilos
Datensilos bzw. Informationssilos nennt man Datenbestände und Informationen, die an verschiedenen Orten abliegen und auf die nur bestimmte Nutzergruppen Ihres Unternehmens Zugriff haben. Sie können absichtlich oder unabsichtlich entstehen. Aus der Erfahrung heraus wissen wir, dass meistens Letzteres der Fall ist.
Häufig entstehen Datensilos dadurch, dass Kunden oder Interessenten an vielen verschiedenen Touchpoints mit einem Unternehmen in Kontakt treten. An jedem Kontaktpunkt fallen verschiedene Daten an, die in unterschiedlichen Datenbanken und Programmen gespeichert werden. Aber natürlich gibt es auch diverse Fälle, in denen für einzelne Aufgaben eine bestimmte Software eingekauft wurde, auf die dann nur relevante Anwender Zugriff haben; bspw. Buchhaltungssoftware.
Der elementare Schritt ist hier, eine übergeordnete Lösung aufzusetzen, in der alle Informationen, Daten und Dateien vorgehalten werden. Die Arbeit findet weiter in den Fachanwendungen o.ä. statt, aber das Wissen aus all diesen Anwendungen liegt gebündelt in einem sicheren System ab.
Kein Wissensmanagement ohne Suchfunktion
Ihre Mitarbeiter arbeiten vorwiegend in den jeweiligen Kernanwendungen ihrer Fachabteilung. Die Probleme beginnen oftmals dann, wenn sie Informationen suchen, die in anderen Systemen liegen.
Auf der Suche nach Antworten müssen dann häufig zig Mails, Dokumente und Ablagen durchforstet oder bei den Kollegen persönlich nachgefragt werden. Es gibt wenig Nervigeres, als einen Kunden warten zu lassen, weil sich nicht nachvollziehen lässt, wo die richtige Mail abgelegt wurde oder der zuständige Kollege im Urlaub ist.
Deshalb ist eine passgenaue Suchfunktion für Ihre Anforderungen wichtig, die präzise und lückenlose Auskunft gibt. Mit dem richtigen Tool können Sie mit nur einer einzigen Abfrage auf alle wichtigen Informationen zugreifen. Wer hierzu mehr erfahren möchte, sollte unbedingt diese Seite zum Thema TGC Enterprise Search besuchen.
Prozesse effizient und digital initiieren
Nicht nur eine reibungslose Suche nach Dateien, E-Mails oder sonstigen Informationen ist grundlegend für Unternehmen. Um Informationen sekundenschnell nutzen und weiterverarbeiten zu können, sollten Prozesse im besten Fall auf direktem Wege digital beginnen.
Wenn Sie beispielsweise Prozesse mittels eines intelligent verknüpften Formulars digital initiieren, dann sind die Informationen daraus auch direkt zentral verfügbar. Oder arbeiten Sie beispielsweise gemeinsam mit Ihren Kollegen an einer Präsentation, kann diese nach ihrer Fertigstellung zur Freigabe ohne Umwege der Projektleitung vorgelegt werden, sofern alle gemeinsam in einem System arbeiten und das Wissen entsprechend zugänglich organisiert ist.
Mein Lieblingsbeispiel: Wie können Informationen zu neuen Lieferanten unmittelbar unternehmensweit verfügbar gemacht werden? Hier ist unser Video zum Thema Lieferanten-Onboarding sehr aufschlussreich:
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Modernes Wissensmanagement verhindert Medienbrüche
Ein gut durchdachtes Wissensmanagement führt zwangsläufig zu weniger bzw. keinen Medienbrüchen. Im Optimalfall werden alle Informationen digital und automatisch erfasst. Das gilt auch für den Fall, wenn Unterlagen, wie Rechnungen oder Lieferscheine, zunächst in Papierform eintreffen.
So werden Ihre Suchprozesse verkürzt und Ihre Mitarbeiter können sich auf andere wichtige Aufgaben konzentrieren. Zuverlässige Technologien für Inhaltserkennung und -ausgabe ermöglichen es, auf wertvolle Inhalte unabhängig von ihrer Eingangsform oder ihres Ablageort zuzugreifen.
Mit unterstützenden digitalen Werkzeugen, wird jede Information im Unternehmen für jeden berechtigten Mitarbeiter auffindbar. Zudem können Benutzer auch die Beziehungen und Verbindungen zwischen unterschiedlichen Informationen analysieren und so Ihre Kunden noch besser betreuen.
Ihre Mitarbeiter sind ein Erfolgsfaktor
Es ist wichtig, den Anwendern ein auf sie abgestimmtes Arbeitsumfeld zu schaffen. Das kann pro Team, Abteilung oder anderen Gruppen realisiert werden. Die Benutzeroberflächen können problemlos auf die Bedürfnisse Ihrer Mitarbeiter angepasst werden.
Hinter diesen personalisierten Oberflächen müssen allerdings alle auf ein und demselben, übergeordneten Systemen arbeiten. Denn wie zuvor angemerkt, klappt Wissensmanagement nur dann, wenn Wissenssilos verhindert werden. Hilfreich sind hier Content-Rules, automatisierte Ablagen der Dokumente und eben Berechtigungsregeln nach Rollen, Abteilungen etc.
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