4 Tipps für mehr Nachhaltigkeit im Unternehmen

Nachhaltig arbeiten heißt nachhaltig wirtschaften

Wussten Sie, dass sich die heutige Otto Group bereits vor 30 Jahren Nachhaltigkeit zum Ziel setzte? Nachhaltigkeit im Unternehmen ist sozusagen ein alter Hut. Spätestens heute, da die „Fridays for Future“-Bewegung das Thema täglich in den Fokus des Geschehens rückt, gehen immer mehr Unternehmen diesen Weg. Selbst auf dem Weltwirtschaftsforum 2020 in Davos waren Nachhaltigkeit und Klimaschutz die Leitthemen. US-Präsident Trump teilte sich die Bühne mit Greta Thunberg. Statt Hanfbekleidung wird der Anzug zum Umweltschützer-Outfit.

Oder wie es die Tagesschau kommentierte: Nachhaltigkeit und Klimaschutz sind mittlerweile renditerelevant.

Digitalisierung ist der Hebel für papierloses Arbeiten und mehr Nachhaltigkeit im Büro. Zugleich steigern digitale Lösungen Ihre Prozessqualität, was zu erheblichen Einsparungen führt. 4 simple Chancen, wie Sie Ressourcen schonen und zeitgleich für mehr Nachhaltigkeit in Ihrem Unternehmen sorgen, lesen Sie hier.

Nachhaltigkeit im Unternehmen, weil …

Es fängt bei der Herstellung des Papiers an. Nach Aussagen des Umweltbundesamtes benötigt die Herstellung von einem Kilogramm Papier genauso viel Energie, wie die von einem Kilogramm Stahl. Ganz zu schweigen vom Holzverbrauch, der oft auch bei recyceltem Papier anfällt, von dem Bleichmittel oder den tausenden Litern Wasser. 10.000 Liter verbraucht ein 4-köpfiger Haushalt pro Jahr in Deutschland nur für die Papierproduktion. Wer also mehr Nachhaltigkeit im Unternehmen will, der kommt um weniger Papier nicht herum.

Und die notwendigen Drucker bzw. Kopierer fallen weder vom Himmel, noch verschwinden sie nach vollbrachter Arbeit dorthin. Genauso, wie Tausende Kilometer Archivkeller in Deutschland mehr als beständig sind. Sie müssen das ganze Jahr auf Temperatur gehalten und beheizt bzw. teils klimatisiert werden. Die Kosten für Miete, Infrastruktur und Personal verschlingen jeden Monat ein Stück Ihres unternehmerischen Budgets. All das sind weitere Gründe für mehr Nachhaltigkeit im Büro.

Nachhaltigkeit im Unternehmen: Dürfen wir das?

Es ist viel mehr Nachhaltigkeit im Unternehmen in Form von papierlosem Arbeiten möglich, als Sie sich vermutlich vorstellen können. Beispielsweise die unternehmenskritische Archivierung in Pharma und Chemie. Hier haben wir die erste validierte Lösung für die digitale Archivierung nach FDA-/GxP-regulierten Dokumenten für einen Kunden geschaffen. Für alle Nicht-„Chemiker“: In dieser Branche bildet die Archivierung ein Dokumentationsmonstrum. Und trotz (oder gerade wegen) dieser Komplexität treten digitale Alternativen anstelle des Papiers.

Im Vertragswesen – die Mutter aller unverzichtbaren Papierdokumente – können Sie mittlerweile fast durchgehend digital arbeiten. Verschiedene Vertragsversionen liegen digital gebündelt und klar strukturiert ab. Jeder zugriffsberechtigte Mitarbeiter findet sie gesichert auf seinem Device; ortsunabhängig abrufbar. Oder das neue E-Rechnungsgesetz, das digitale Rechnungen bei öffentlichen Aufträgen sogar zur Pflicht macht, oder, oder, oder.

4 Chancen für mehr Nachhaltigkeit im Unternehmen

Was ist nun Ihre Aufgabe? Klar ist: Mehr Nachhaltigkeit im Büro geht und die Vorteile für Umwelt und Bilanz sind enorm. Aber wie genau? Ich möchte nicht empfehlen, dass Sie Papier aus jedem Arbeitsschritt verbannen – das wäre unsinnig. Aber ich möchte Sie dazu anhalten, sich einmal anzuschauen, welche papierlosen Chancen für die meisten Unternehmen und vermutlich auch für Sie infrage kommen.

1. Den Transport physischer Unterlagen reduzieren

Wir arbeiten in diversen Branchen und können behaupten: Überall finden zigfach „Papierbewegungen“ statt, die digital ersetzbar sind. Damit ist beispielsweise die Papiersammelmappe beim Liefereingang gemeint. Hier werden zwischen Lieferannahme und Backoffice, wo geprüft wird, oft sogenannte Sammel- oder Pendelmappen eingesetzt. Darin werden Warenbegleitdokumente wie Lieferscheine aufbewahrt und hin und her transportiert. Das verschwendet Sprit und verlangsamt Ihre Prozesse völlig unnötig. Weshalb nicht direkt einscannen und Lieferscheine etc. zentral und digital vorhalten?

2. Zentraler Zugriff statt Papierkopien

Wenn Sie eine Auftragsvergabe abwickeln, wie oft drucken Sie dieselbe Datei hierfür aus? Vermutlich für jede beteiligte Person im Einkauf, in der Geschäftsführung und in der Fachabteilung, oder? Wer seine Unterlagen stattdessen direkt digital in einem DMS- oder ECM-System aufbewahrt, der verteilt Links und verhindert so Papierberge. Zentral aufbewahrte Unterlagen werden auf Knopfdruck mit den gewünschten Personen geteilt und jeder profitiert davon, dass er die richtigen Unterlagen immer zur Hand hat. Das gilt nicht nur für die Auftragsvergabe, sondern für nahezu jeden Prozess mit Papierbeteiligung.

3. Prozessqualität steigern

Hier geht es um schnelleres und korrektes Arbeiten. Beispielsweise im Reklamationsmanagement. Durch eine gesteigerte Prozessqualität und schnelleres Maßnahmenmanagement bei Fehlern verhindern Sie Fehlchargen und schonen so Budget wie Umwelt. Diese Logik gilt auch für andere Prozessketten, wie beispielsweise den digitalen Rechnungseingang. Sie sparen nicht nur Papier in der Archivierung oder reduzieren alltäglich Scan & Print bei mehrstufigen Rechnungsfreigaben. Sie erhalten auch mehr Skonto, da ein digitaler Rechnungseingang schneller Rechnungen abarbeitet.

4. Homeoffice für nachhaltige Unternehmen

Das Institut für angewandte Arbeitswissenschaft (ifaa, hier mehr) belegt ein enormes Einsparpotenzial an CO2-Emmisionen bereits bei einem Homeofficetag von nur 10 % der Erwerbstätigen. Was schätzen Sie, wie viel weniger Pendlerkilometer das wären? Ganze 4,5 Millionen Kilometer und etwa 850 Millionen Kilogramm weniger C02 pro Jahr! Schaffen Sie mittels DMS und ECM-Software zeitgemäße, mobile Arbeitsplätze. Dadurch verfügt der Mitarbeiter immer über optimalen Dokumentenzugriff und muss keine Akten mehr mitschleppen, die dann andernorts fehlen. Diese Flexibilität schafft ganz nebenbei auch eine bessere Arbeitsqualität, denn 57 % wollen mindestens einen Tag gerne im Homeoffice arbeiten.