Was ist das E-Rechnungsgesetz?

 

Grow Digital Blog // 24.09.2019 // 4 Minuten Lesezeit // Christian Thein

 

Haben Sie sich schon mal gefragt, seit wann Sie Amazon benutzen? Meine erste Amazon-Bestellung war ein Geburtstagsgeschenk Mitte 2011. Ziemlich genau ein Jahr später kam die erste PDF-Rechnung. Der elektronische Versand von Rechnungen ist also kein neues Thema. Das neue E-Rechnungsgesetz schafft allerdings neue Spielregeln und verpflichtet zum digitalen Rechnungseingang bzw. -ausgang. Ob es Sie betrifft und wie Sie darauf reagieren sollten, das erfahren Sie hier.

Ihr unverbindlicher Check zum E-Rechnungsgesetz

Was ist das E-Rechnungsgesetz?

Worum geht es überhaupt? Das E-Rechnungsgesetz (E-Government-Gesetz) entstand zunächst als EU-Richtlinie 2014/55/EU, die am 26.05.2014 in Kraft trat. Hierzu bildet das E-Rechnungsgesetz die entsprechende verbindliche Rechtsgrundlage. Sie klärt den Empfang und die Verarbeitung elektronischer Rechnungen durch öffentliche Auftraggeber des Bundes.

 

Gemäß dem E-Rechnungsgesetz müssen die obersten Bundesbehörden seit dem 27.11.2018 in der Lage sein, elektronische Rechnungen zu empfangen und zu verarbeiten. Allen weiteren öffentlichen Auftraggebern des Bundes bleibt noch Zeit bis zum 27.11.2019 für diese Umstellung. Die Rechnungssteller wiederum sollten sich den 17.04.2020 rot im Kalender markieren: Von diesem Datum an können sie ausschließlich elektronische Rechnungen an öffentliche Auftraggeber des Bundes stellen.

 

Das heißt konkret: Mit Inkrafttreten des E-Rechnungsgesetzes und mit dem Ablauf der Frist am 17.04.2020 sind alle öffentlichen Auftraggeber zum Empfang und zur Weiterverarbeitung von Rechnungen in elektronischer Form (im XRechnung- oder ZUGFeRD-Format) verpflichtet; andere Formate werden nicht mehr akzeptiert.

 

Was sind ZUGFeRD und XRechnung?
ZUGFeRD oder XRechnung sind elektronische Rechnungsdatenformate, die sowohl die Maschinendaten XML als auch den optischen Teil PDF beinhalten und als Standard vom Bund und von der EU anerkannt bzw. mitentwickelt wurden. Insbesondere ZUGFeRD verbindet die Anforderungen aus Wirtschaft und öffentlicher Verwaltung. Das Format entspricht internationalen Anforderungen und ermöglicht grenzüberschreitenden Rechnungsaustausch.

Wen betrifft das E-Rechnungsgesetz?

 

Zum besseren Verständnis unterscheide ich an dieser Stelle zwischen zwei Typen, auf die sich das E-Rechnungsgesetz unterschiedlich auswirkt:

Typ öffentliche Hand

Betroffen: Rechnungseingang und ggf. Rechnungsausgang

Zunächst natürlich alle bundeszugehörigen Einrichtungen, Organe und Institute sowie deren Rechnungseingang. Hierunter fallen alle öffentlichen Auftraggeber sowie Sektorenauftraggeber oder Konzessionsgeber. In anderen Worten: Das E-Rechnungsgesetz wirkt sich auf die obersten Verfassungsorgane wie den Bundestag aus, aber auch auf die kleinste Verwaltung im Schwarzwald. Auch wenn gewisse Ausnahmen vorliegen, bspw. bei Rechnungen unter 1.000 Euro: Bundes-„Organisationen“ jeder Art sind gleichermaßen dazu verpflichtet, ihren Rechnungseingang auf elektronische Formate zu beschränken. Falls Sie als bundeszugehörige Einrichtung selbst Rechnungen an den Bund stellen, betrifft das auch Ihren Rechnungsausgang.

 

Typ Unternehmen

Betroffen: Rechnungsausgang

Jedes Unternehmen, das Rechnungen an den Bund stellt. Das E-Rechnungsgesetz verlangt einen zwingenden elektronischen Rechnungseingang und dementsprechend auch einen elektronischen Rechnungsversand in den Formaten XRechnung oder ZUGFeRD. Möchten Sie als Auftragnehmer eine Rechnung stellen, dann sind Sie dazu verpflichtet, Ihre Rechnung elektronisch bereitzustellen. Hier denke ich insbesondere an Branchen wie das Bauwesen, da deren Aufträge häufig von öffentlichen Auftraggebern oder von Sektorenauftraggebern stammen.

 

Handlungsempfehlung zum E-Rechnungsgesetz

E-Rechnungsgesetz öffentliche Seite

Nutzen Sie die Umstellung als Chance, Ihren vermutlich stark manuell gepflegten Dokumentenbestand digital auf Vordermann zu bringen. Primär verlangt die Umstellung durch das E-Rechnungsgesetz lediglich einen elektronischen Rechnungseingang. Hierzu müssen Sie sich mit einer entsprechenden Software ausstatten. Das beschleunigt die Durchlaufzeiten dahingehend, dass E-Rechnungen ohne manuelle Aufwände erfasst werden können.

 

Aber tatsächlichen Nutzen ziehen Sie erst dann aus dieser unvermeidbaren Investition, wenn Sie Rechnungen digital aufbewahren, verteilen und bearbeiten. Hierzu eignen sich insbesondere Dokumentenmanagement- und Enterprise-Content-Management-Systeme. Mit diesen Softwarelösungen reduzieren Sie nicht nur die Aufwände Ihres Rechnungseingangs, sondern verschlanken eine Fülle an Prozessen und schaffen mobilen Dokumentenzugriff und vieles mehr.

 

Anstatt also eine starre Anwendung ausschließlich für den Rechnungseingang anzuschaffen, sollte Sie ganzheitlich an Ihre Prozesse denken. In DMS- bzw. ECM-Lösungen können jede Dokumentart digital verwaltet werden. Denken Sie weiter und nehmen Sie das E-Rechnungsgesetz als Anlass, Ihren gesamten Aktenbestand zu digitalisieren.

 

E-Rechnungsgesetz in Unternehmen

Falls Sie schon in den zulässigen Formaten Rechnungen versenden, können Sie hier die Verordnung zur elektronischen Rechnungsstellung im öffentlichen Auftragswesen des Bundes einsehen. Gemäß des E-Rechnungsgesetzes stellt der Bund zur Rechnungsstellung hier ein eigenes Portal bereit und klärt hier darüber auf. Wenn Sie jedoch noch Ausdrucke bspw. aus dem ERP ziehen und Papierrechnungen oder lediglich PDF versenden, beachten Sie bitte: Bis zum 17.04.2020 müssen Sie Ihren Rechnungsversand digitalisiert haben.

 

Das funktioniert bspw. mithilfe eines Zusatzmoduls Ihres ERP-Systems. Ich empfehle Ihnen jedoch die konsequente Digitalisierung Ihrer Rechnungen. Also nicht allein digitale Rechnungen erzeugen, sondern auch damit arbeiten. heißt: Sie erstellen E-Rechnungen in Ihrem ERP, legen sie dann aber automatisch in der jeweiligen digitalen Kundenakte ab und erst hieraus erfolgt – ebenfalls automatisch – der Versand. Mit der notwendigen DMS- oder ECM-Software decken Sie auch Ihre Rechnungsaufbewahrung, die Archivierung und ggf. weitere Prozesse ab, z. B. Auch hier gilt es, unternehmerisch global zu denken.

 

Die Frage ist, wie Sie den maximalen Nutzen aus einer unvermeidbaren Investition, bedingt durch das E-Rechnungsgesetz, ziehen. Und selbst, wenn Sie aktuell keine elektronischen Rechnungen an öffentliche Organisationen senden müssen – früher oder später kommt die Umstellung auch auf Sie zu. Denn wie Ergebnisse der ibi research an der Universität Regensburg zeigen, steigt der Verbreitungsgrad in der deutschen Unternehmenspraxis kontinuierlich. Ungefähr die Hälfte der deutschen Unternehmen nutzt bereits elektronische Formate beim Versand und Empfang ihrer Rechnungen.

 

Was Sie bei der Anschaffung beachten sollten:

  • Die automatische Weitergabe an Ihre Steuerberatung,
  • ein digital durchsuchbares Rechnungsarchiv
  • eine GoBD-konforme Führung und Aufbewahrung Ihrer Unterlagen
  • und die Fähigkeit hin zur berühmten "Dunkelbuchung".

Sind Sie fit für das E-Rechnungsgesetz?

Lassen Sie uns gemeinsam in einem 15 minütigen Gespräch herausfinden, ob Sie fit sind für das E-Rechnungsgesetz.


Der Autor

Christian Thein
Leiter Marketing TGC

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