Das E-Rechnungsgesetz

Das E-Rechnungs-gesetz kommt!

Was ist es und für wen ist es wichtig?

Was ist das E-Rechnungsgesetz?

Das E-Rechungsgesetz verpflichtet alle öffentlichen Auftraggeber zum Empfang und zur Weiterverarbeitung von Rechnungen in elektronischer Form (im XRechnung- oder ZUGFeRD-Format); andere Formate werden nicht mehr akzeptiert.

Gemäß dem E-Rechnungsgesetz müssen die obersten Bundesbehörden seit dem 27.11.2018 in der Lage sein, elektronische Rechnungen zu empfangen und zu verarbeiten. Allen weiteren öffentlichen Auftraggebern des Bundes  seit 27.11.2019.

Der Rechnungssteller, also jegliche Dienstleister o.ä., müssen seit 17.04.2020 ebenso im passenden Format Rechnungen versenden.

Welche Rechnungsformate sind zulässig?

ZUGFeRD oder XRechnung sind die zulässigen elektronische Rechnungsdatenformate, die sowohl die Maschinendaten XML als auch den optischen Teil PDF beinhalten und als Standard vom Bund und von der EU anerkannt bzw. mitentwickelt wurden. Insbesondere ZUGFeRD verbindet die Anforderungen aus Wirtschaft und öffentlicher Verwaltung. Das Format entspricht internationalen Anforderungen und ermöglicht grenzüberschreitenden Rechnungsaustausch.

Wen betrifft das E-Rechnungsgesetz?

Öffentliche Hand

Zunächst natürlich alle bundeszugehörigen Einrichtungen, Organe und Institute sowie deren Rechnungseingang. Hierunter fallen alle öffentlichen Auftraggeber sowie Sektorenauftraggeber oder Konzessionsgeber. In anderen Worten: Das E-Rechnungsgesetz wirkt sich auf die obersten Verfassungsorgane wie den Bundestag aus, aber auch auf die kleinste Verwaltung im Schwarzwald.
 
Auch wenn gewisse Ausnahmen vorliegen, bspw. bei Rechnungen unter 1.000 Euro: Bundes-„Organisationen“ jeder Art sind gleichermaßen dazu verpflichtet, ihren Rechnungseingang auf elektronische Formate zu beschränken. Falls Sie als bundeszugehörige Einrichtung selbst Rechnungen an den Bund stellen, betrifft das auch Ihren Rechnungsausgang.

Unternehmen mit öffentlichen Auftraggebern.

Sie müssen ihre Ausgangsrechnungen in passenden elektronischen Formaten bereitstellen. Hierzu gehört auch die gesetzeskonforme Archivierung in eben diesen elektronischen Formaten. Ausdrucken und abheften ist nicht erlaubt! Im Idealfall verfügen Sie bereits über ein digitales Archiv, welches Sie auch für alle anderen archivrelevanten Dokumente nutzen. Andernfalls müssen Sie eine entsprechende Infrastruktur schaffen. 

Handlungsempfehlung zum E-Rechnungsgesetz

E-Rechnungsgesetz öffentliche Seite

Nutzen Sie die Umstellung als Chance, Ihren vermutlich stark manuell gepflegten Dokumentenbestand digital auf Vordermann zu bringen. Primär verlangt die Umstellung durch das E-Rechnungsgesetz lediglich einen elektronischen Rechnungseingang. Hierzu müssen Sie sich mit einer entsprechenden Software ausstatten. Das beschleunigt die Durchlaufzeiten dahingehend, dass E-Rechnungen ohne manuelle Aufwände erfasst werden können.

Aber tatsächlichen Nutzen ziehen Sie erst dann aus dieser unvermeidbaren Investition, wenn Sie Rechnungen digital aufbewahren, verteilen und bearbeiten. Hierzu eignen sich insbesondere Dokumentenmanagement- und Enterprise-Content-Management-Systeme. Mit diesen Softwarelösungen reduzieren Sie nicht nur die Aufwände Ihres Rechnungseingangs, sondern verschlanken eine Fülle an Prozessen und schaffen mobilen Dokumentenzugriff und vieles mehr.

Anstatt also eine starre Anwendung ausschließlich für den Rechnungseingang anzuschaffen, sollte Sie ganzheitlich an Ihre Prozesse denken. In DMS- bzw. ECM-Lösungen können jede Dokumentart digital verwaltet werden. Denken Sie weiter und nehmen Sie das E-Rechnungsgesetz als Anlass, Ihren gesamten Aktenbestand zu digitalisieren.

E-Rechnungsgesetz in Unternehmen

Falls Sie schon in den zulässigen Formaten Rechnungen versenden, können Sie hier die Verordnung zur elektronischen Rechnungsstellung im öffentlichen Auftragswesen des Bundes einsehen. Gemäß des E-Rechnungsgesetzes stellt der Bund zur Rechnungsstellung hier ein eigenes Portal bereit und klärt hier darüber auf. Wenn Sie jedoch noch Ausdrucke bspw. aus dem ERP ziehen und Papierrechnungen oder lediglich PDF versenden, beachten Sie bitte: Bis zum 17.04.2020 müssen Sie Ihren Rechnungsversand digitalisiert haben.

Das funktioniert bspw. mithilfe eines Zusatzmoduls Ihres ERP-Systems. Ich empfehle Ihnen jedoch die konsequente Digitalisierung Ihrer Rechnungen. Also nicht allein digitale Rechnungen erzeugen, sondern auch damit arbeiten. heißt: Sie erstellen E-Rechnungen in Ihrem ERP, legen sie dann aber automatisch in der jeweiligen digitalen Kundenakte ab und erst hieraus erfolgt – ebenfalls automatisch – der Versand. Mit der notwendigen DMS- oder ECM-Software decken Sie auch Ihre Rechnungsaufbewahrung, die Archivierung und ggf. weitere Prozesse ab, z. B. Auch hier gilt es, unternehmerisch global zu denken.

Aber tatsächlichen Nutzen ziehen Sie erst dann aus dieser unvermeidbaren Investition, wenn Sie Rechnungen digital aufbewahren, verteilen und bearbeiten. Hierzu eignen sich insbesondere Dokumentenmanagement- und Enterprise-Content-Management-Systeme. Mit diesen Softwarelösungen reduzieren Sie nicht nur die Aufwände Ihres Rechnungseingangs, sondern verschlanken eine Fülle an Prozessen und schaffen mobilen Dokumentenzugriff und vieles mehr.

Anstatt also eine starre Anwendung ausschließlich für den Rechnungseingang anzuschaffen, sollte Sie ganzheitlich an Ihre Prozesse denken. In DMS- bzw. ECM-Lösungen können jede Dokumentart digital verwaltet werden. Denken Sie weiter und nehmen Sie das E-Rechnungsgesetz als Anlass, Ihren gesamten Aktenbestand zu digitalisieren.

Christian Thein, Leiter Marketing TGC Group

Christian Thein

TGC Group

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