Was ist Dokumentenmanagement?

Dokumentenmanagement-Software

Was bringen Ihnen DMS- und ECM-Software?

Innovationen im Dokumentenmanagement schonen Ihre Ressourcen, geben Ihnen Überblick zu allen relevanten Informationen/ Arbeitsabläufen und beschleunigen Ihre Geschäftsprozesse. Die Dokumentenmanagement-Software hierzu kommt aus den Welten Dokumentenmanagementsystem (DMS) und Enterprise Content Management (ECM). Lassen Sie sich inspirieren, wie digitales Dokumentenmanagement Ihre Unternehmung digital transformiert.

Nutzen Sie die Vorteile von Dokumentenmanagement-Software

Schneller. Kostensparend. Übersichtlicher. DMS und ECM-Software. Die Zeiten in denen Dokumentenmanagement-Lösungen lediglich die Digitalisierung von Dokumenten unterstützen, sind lange vorbei. Neben der bloßen Digitalisierung von diversen Schriftstücken, deren digitale Ablage und die digitale Archivierung, gehört heute auch die Organisation und Automatisierung der Informationen zum Anwendungsportfolio der Dokumentenmanagement-Software.

Das bedeutet, dass bspw. das Erfassen der Daten, die automatische Klassifikation oder der Abgleich von verschiedenen Unterlagen konkrete Mehrwerte für ganze Geschäftsprozesse liefern. DMS oder ECM-Lösungen steigern Ihre Prozessqualitäten deutlich . Zugleich tritt der ursprüngliche Nutzen nach wie vor ein: Sie sparen Kosten und verbessern Ihre Organisation, indem Sie digitalisierte Dokumente statt Papierakten nutzen. Hierfür ist Dokumentenmanagement Software nach wie vor ideal.

Tipps für die Suche nach Dokumentenmanagement-Software

Voraussetzungen klären

Führen Sie eingangs eine präzise Analyse durch, die Ihre Anforderungen, Ihre Ziele und auch Ihre größten Aufwandstreiber identifiziert - Lastenhefte bieten sich hierzu an.

Mitarbeiter einbinden

Damit Sie die Akzeptanz Ihrer Mitarbeiter, aber auch den tatsächlichen Nutzen einer Software gewährleisten können, müssen Ihre Mitarbeiter frühzeitig eingebunden werden.

Das Grow Digital Program

Unsere Lösung ist der Grow Digital Process

Überblick mit Profis

Es macht wenig Sinn, alleine auf die Reise zu gehen und 100 DMS- bzw. ECM-Systeme anzuschauen. Lassen Sie sich von Dokumentenmanagement-Profis unterstützen.

Machbarkeit und Budget

Im Projekt müssen Ihr Budget und Ihre Wünsche gleichermaßen einfließen. Planbare und klar durchkalkulierte Projektierungen sind hierfür wichtig.

Verbände und unabhängige Marktforschung zu Dokumentenmanagement-Software

Zum Thema Dokumentenmanagement-Software, egal ob DMS, ECM oder Content Services, gibt es sowohl nationale wie auch internationale Anlaufstellen, um sich mit der aktuellen Situation am Software-Markt vertraut zu machen.

 

Bundesverband Informationswirtschaft, Telekommunikation und neue Medien e. V.
www.bitkom.org

Gartner Inc.
www.gartner.com/de

Forrester Research, Inc.
go.forrester.com

Association for Information and Image Management
www.aiim.org

Wie arbeitet Dokumentenmanagement-Software?

Eine technisch tiefgehende Erläuterung lassen wir hier außen vor, es geht um ein grundlegendes Verständnis von Dokumentenmanagement-Lösungen. Software für Dokumentenmanagement soll die Verwaltung Ihrer Dokumente, Dateien und Informationen digital abbilden und deren Organisation sowie die funktionale Bedienung verbessern.

Hierzu müssen die Software-Lösungen Dokumente und die Inhalte nicht einfach als digitalen Scan "duplizieren", sondern den Dokumenten werden durch Metadaten erweitert oder mit einer Verschlagwortung versehen. Die Dokumenten-Informationen werden erkannt und in der Dokumentenmanagement-Software konserviert. Darunter fallen Rechnungsnummern, Personennamen (Stichwort: DSGVO), Lieferanten, Bestellnummern oder auch auf der Mikroebene bspw. Vertragsfristen.

Mit DMS-Software mobil arbeiten

Wenn Sie Ihre Dokumente digital aufbewahren und Ihr Dokumentenmanagement von Papier lösen, dann haben Sie je nach Zugriffsrecht von überall Zugriff auf Ihre digitalen Dokumente. DMS- und ECM-Softwarelösungen ermöglichen neben dem standortunabhängigen Zugriff auch die mobile Ablage und Bearbeitung. So erschließt digitale Dokumentenverwaltung schnellere Abläufe, da Verzögerungen durch fehlende Unterlagen oder Freigaben entfallen. Eine Lösung, damit nicht mehrere Personen parallel Dokumente bearbeiten und ein Versionenchaos anrichten, decken Dokumentenmanagement-Software ebenfalls ab.

Der mobile Zugriff statt mehrfacher Kopien und Ablage steht auch für eine hohe Kosteneinsparung. Digitales Dokumentenmanagement mit digitalen Akten statt physischen Aktenordner heißt Papier, Lagerkosten und Druckaufwände zu minimiert.

Was ermöglicht Dokumentenmanagement-Software?

Durch diese Form der strukturierten Dokumenten- und Informationsverwaltung sind Dokumentenmanagement-Lösungen zu weitaus mehr in der Lage, als lediglich digitale Dokumentenablage. Hier vier Beispiele:

Automatischer Abgleich: Sie können anhand des automatischen Abgleichs von verschiedenen Unterlagen, bspw. eingehende Rechnungen und dazugehörige Bestellungen, Ihre dokumentgetriebenen Prozesse deutlich beschleunigen.

Klassifikation: Die initiale Klassifikation ermöglicht es unter anderem, Ihre Dokumente automatisch in einer digitalen Kundenakte oder Projektakte abzulegen. Die übliche Erfassung von Inhalten passiert automatisiert und Verteilprozesse laufen ebenfalls autonom und digital ab. So schonen Dokumentenmanagement-Lösungen Ihre Ressourcen bei alltäglichen und immer wiederkehrenden Aufgaben.

Reportings und Übersicht: Ihre Dokumentenverwaltung wird jederzeit für Sie und Ihre Mitarbeiter übersichtlich gehalten. Konkret können Sie sich eigene Dashboards zusammenstellen, Status-Reportings einholen oder Dokumente, bspw. Verträge nach Vertragspartner, beliebig filtern.

Suchen & Finden: Standardisierte digitalen Akten-Strukturen und Volltextsuche nach Dokumente-Inhalten verringern Ihre Suchaufwände erheblich. Sie können direkt nach einer Kundennummer oder einem Namen suchen und erhalten von der DMS-Software in sekundenschnelle eine lückenlose Übersicht.

Compliant und sicher mit Dokumentenmanagement-Software

Allgemeine wie branchenspezifische gesetzliche Regulationen und Vorgaben, beispielsweise das E-Rechnungsgesetz, sind für digitales Dokumentenmanagement Standard. Hochwertige Lösungen für digitale Dokumentenverwaltung decken aktuell notwendigen Funktionen ab und sind so agil, dass Sie bei Gesetzesneuerungen schnell reagieren können.

Diese Vorteile mit DMS- und ECM-Software gelten heute beispielsweise für DSGVO-konforme Datenaufbewahrung, für GoBD oder auch für Din-Normen in der Chemie- und Pharma-Industrie. Eine fest konfigurierte technische Grundlage für Ihre Dokumentenverwaltung schützt vor manuellen Fehlern und Prozesslücken. So werden zum Beispiel Rechnungen unveränderbar mit Erzeugungs- oder Rechnungsdatum abgelegt. So lässt die Software Ihnen gar keine andere Wahl, als ordnungsgemäß zu arbeiten.

Aber auch der Datenverlust ist durch eine professionell gesicherte Dokumentenverwaltung gewährleistet. Mehrfach gesichert und kontrolliert aufbewahrt ist der Verlust von Ihren Dokumenten nahezu unmöglich; ganz im Gegenteil zu Papierunterlagen.