ECM-Software finden 6 Einsteiger-Tipps

ECM-Software-Liebe? Besser auf den zweiten Blick!

Kai, einer unserer Mitarbeiter aus dem Support, prägte einmal den Satz: „Die richtige ECM-Software finden ist sicher schwerer als tindern, aber eigentlich leichter, als man denkt … sofern man die richtigen Fragen stellt.“ Was die richtigen 6 Fragen sind, die man vorab an eine ECM-Software stellen sollte, das will ich Ihnen in diesem Beitrag erzählen.

Die „Beziehung“ zwischen Ihnen und dem ECM-System wird mindestens 15 bis 20 Jahre dauern. Da sollte man sich anfangs so seine Gedanken machen. Tun Sie sich daher den Gefallen und lassen Sie uns einmal über 6 wesentliche Punkte von ECM-Software sprechen.

1. Der Verbreitungsgrad:

Wird die ECM-Software nachhaltig geführt?

Sie kennen sicherlich die Strapazen einer Softwaresuche. Wer einmal mühsam eine Software einkauft, sie einführt und Mitarbeiter schult, der will das erst mal nicht mehr machen müssen. Das hat weniger mit Herzschmerz zu tun, aber dafür ganz viel mit Nerven und Budgets. Das gilt auch für ECM-Software. Deshalb ist es immens wichtig, die Lösungen eines erfahrenen Unternehmens zu wählen. Die betriebliche Kontinuität und der Jahresumsatz des Herstellers sind hierfür entscheidend, damit Sie nicht nach wenigen Jahren feststellen müssen, dass der Support eingestellt wird, weil es das Unternehmen nicht mehr gibt.

Die betriebliche Kontinuität sichert Ihnen eine fortlaufende Weiterentwicklung der ECM-Software. Auch falls Drittsysteme, wie beispielsweise Ihr ERP-System ein größeres Update ausliefern, werden ggf. Anpassungen notwendig. Darauf muss man sich 10 Jahre nach dem Kauf immer noch verlassen können. Diese langfristige Gewährleistung bildet auch die Voraussetzung dafür, dass die Aufbewahrungspflichten, die nach GoBD teilweise bei über 10 Jahren liegen, nie Ihr Problem sein werden. Wenn andernfalls ein großvolumiger Dokumentenumzug ansteht, weil die Pflege eines ECM-Systems eingestellt wurde, dann wird’s oft nervenaufreibend. Hierbei kommt es immer wieder zu Problemen und Dokumentenverlust.

Deshalb: Eine ECM-Software mit hohem, internationalem Verbreitungsgrad und einer nachhaltigen Unternehmensführung wird nicht einfach aufgekauft oder eingestampft. Hier investiert man für Sie stetig in Research und Development. Mit einem einmaligen Kauf sind Sie für mehrere Jahrzehnte auf dem neuesten Stand.

2. Ihre unternehmerische Vision:

Passt zu Ihrer Vision ein ECM-Produkt oder eine ECM-Plattform?

Wie Sie diese Frage beantworten, das hängt von Ihrer initialen Motivation und Ihrer langfristigen Planung ab. Machen wir uns hierzu die grobe Unterscheidung zwischen Produkt vs. Plattform klar. Manch eine ECM-Software wurde primär als Produkt für ein bestimmtes Thema bzw. eine bestimmte Anwendung entwickelt.

Beispielsweise für digitale Aktenegal ob Personalakten, Bauakten oder Auftragsakten. Hier hilft Ihnen die ECM-Produktsoftwarelösung enorm weiter, aber für andere Themen eignet sie sich weniger. Wenn dann ein weiteres ECM-Thema, beispielsweise aus einer anderen Abteilung, aufkommt, dann fallen erneut alle Beschaffungs-, Installations- und Schulungskosten an. Diese Insellösungen aneinander anzubinden, kann sehr kompliziert, also kostspielig sein.

Plattformen zeichnen sich durch eine breite Abdeckung an Themen ab. Sie können sich das wie Module vorstellen, die sich gegenseitig leicht ergänzen lassen. Anfangs übersteigen die Anschaffungskosten einer Plattform die des Produktes deutlich. Wenn aber eine Skalierung auf weitere Themen geplant ist, dann wird die Plattform insgesamt günstiger.

Nun zu den Punkten initiale Motivation und langfristige Kosten: Falls Sie nur ein einzelnes Thema angehen möchten und/oder weitere Themen sich nicht lohnen (weil z. B. kein ROI vorliegt), dann hilft Ihnen ein ECM-Produkt. Es ist günstiger und entspricht Ihren Anforderungen. Wenn Sie mehrere Themen im Haus mit ECM-Software angehen möchten, sollten Sie eine Plattform in Betracht ziehen. Hier investieren Sie sowohl in die anwendungs-, als auch in die abteilungsübergreifende Digitalisierung. Mehrere Ihrer Fachprozesse werden mittels einer ECM-Software optimiert. Hierfür müssen in mehreren Themen Aufwandstreiber vorliegen, damit sich die anfänglich hohe Investition durch immer weitere Module langfristig auszahlt.

ECM Produkt oder Plattform

3. Flexibilität der ECM-Software:

Wie einfach binden Sie bestehende Kernsysteme an die ECM-Software an?

Viele Vorteile von ECM-Software ergeben sich erst daraus, dass Dokumenteninformationen auch anderweitig integriert und genutzt werden. Deshalb muss man hier kritisch schauen, ob und wie die Anbindung, beispielsweise an ERP-, CRM- oder HR-Systeme, funktioniert. Nicht zuletzt, weil die Fachanwendungen bzw. deren Anwender davon enorm profitieren.

Nehmen wir als Beispiel das digitale Vertragsmanagement: Diverse Vertragsinhalte, also die Dokumenteninformationen, sind an vielen Stellen relevant. Insbesondere ERP- oder CRM-Systeme sind darauf angewiesen. Aktuelle Namen und Adressen oder Kunden- und Lieferantennummern sind wichtig. Wenn Sie eine ECM-Software für Ihr Vertragsmanagement nutzen, dann können Sie automatisch auch in allen angebundenen Systemen die Daten aktuell halten – ohne manuelle Pflegeaufwände der Systemanwender. Sie erspart Ihnen in jeder Fachanwendung Zeit.

Die ECM-Software (mehr zu Vertragsmanagement Software) stößt sogar einen neuen Kundeneintrag im ERP- und CRM- System an, wenn beispielsweise ein neuer „Kundenvertrag“ in der ECM-Software erkannt wurde – inklusive aller relevanten Stammdaten aus dem Vertrag.

4. ECM-Software-Marktübersicht:

Wie unabhängig sind Sie bei der Wahl?

Auch, wenn es eigentlich sinnvoll wäre, kann kein Unternehmen ernsthaft an einer kompletten Marktübersicht interessiert sein. Zumindest nicht auf eigene Faust. Denn es warten über 300 ECM-Softwarelösungen. Neben dem unrealistischen Zeitinvestment ist es auch nur bedingt zielführend, die Hersteller zu fragen, welches Produkt das beste ist; ich unterstelle da eine gewisse, nachvollziehbare Befangenheit. Wer nun aber die Aufgabe hat, sich einen Überblick über die verfügbaren Möglichkeiten an ECM-Software zu verschaffen, der kann die Unterstützung von unabhängigen Quellen nutzen. Ein Beispiel ist der US-amerikanische Marktforscher Gartner:

Er veröffentlicht alle 1 bis 2 Jahre seinen „Magic Quadrant“. Darin werden verschiedene Methoden und Instrumente genutzt, um die Auswahl an Anbietern einzugrenzen. Für den Magic Quadrant greift Gartner auf eine Forschungsmethode und eine zugängliche Visualisierung zurück, um die Position eines Unternehmens in einem spezifischen Technologiemarkt zu bewerten. Darin fließt ein, wer ist Leader ist, wie innovativ ein Unternehmen ist und vieles mehr.

Wir, die TGC Group, unterstützen Unternehmen, indem wir als ECM-Profis mit über 15-jähriger Erfahrung für Sie die 300 Anbieter auf ein Software-Portfolio an erprobten ECM-Lösungen reduziert haben. Damit sind alle denkbaren Fälle, für jede Branche und alle Anwendungen, mehrfach abbildbar. Aber der Teufel steckt eben im Detail. Welche ECM-Software für Ihr Unternehmen infrage kommt, das stellen unsere digitalen Architekten in Workshops gemeinsam mit Ihnen fest. Sie erhalten eine Auswahl an ECM-Lösungen sowie zusätzlich eine hierzu passende digitale Strategie. Darin beschreiben wir Ihre Roadmap und Schritt für Schritt den Weg, wie Sie eine ECM-Software optimal für Ihre Anforderungen einsetzen sollten.

Illustration Magic Quadrant von Gartner

5. Ihre ECM-Software braucht Sicherheit:

Benötigen Sie bestimmte Zertifizierungen?

Das System selbst sollte die IDW-PS-880-Zertifizierung als Standard innehaben – keine Frage. Sie verweist auf die revisionssichere Archivierung einer ECM-Software nach allen GoBD-Anforderungen. Auch für international geltende Regulationen verfügen solide ECM-Lösungen z. B. über die ISO-16175-2 Norm, welche die Verwaltung von Dokumenten regelt. Für die zuvor angesprochene Anbindung an andere Anwendungen gibt es wiederum gesonderte Zertifizierungen. ArchiveLink für SAP, Microsoft Gold-Partner-Status und viele mehr können, je nach dem, was Sie im Einsatz haben, wichtig sein.

Insbesondere bei Branchenvorgaben, wie in Pharmaunternehmen (FDA, GxP, DIN EN ISO usw.) oder Banken (AML/ KYC, MiFID II usw.), sollten Sie Profis zurate ziehen, damit Sie die richtige ECM-Software einkaufen. Und denken Sie an weitere Ausbaustufen der ECM-Software. Hier gilt es, bereits beim Softwarekauf auf die Vorgaben späterer Themen zu achten. In unserer Vorgehensweise, dem Grow Digital Process, ist diese initiale, vollumfängliche Analyse ein fester Bestandteil.

6. Skalierbare ECM-Software:

Müssen Sie die Software direkt unternehmensweit einführen?

Oft kann es auch sinnvoll sein, anfangs nur einzelne Themen anzugehen. Hierfür kann es viele Gründe geben: um Anwender erst einmal an das ECM-System zu gewöhnen, um ein agiles Vorgehen zu unterstützen oder einfach, weil das Jahresbudget nur für gewisse Themen ausreicht. Eingangs geht es also darum, die Frage „In welchem Umfang binden wir ECM-Software ein?“ zu beantworten und Vor- wie Nachteile abzuwägen. Allerdings nicht nur hinsichtlich des initialen Projekts, sondern auch langfristig betrachtet. Das heißt auch, Ihre angestrebten Themen ggf. sinnvoll, nach Dringlichkeit und Potenzial zu priorisieren. Wir erstellen für diese vielseitigen Aufgaben einen individuellen und auf den Kunden abgestimmten langfristigen Digitalisierungsplan.

Mit dieser Digitalisierungsagenda können Sie in erster „Instanz“ auf zeitraubende und nur bedingt aufschlussreiche Produktpräsentationen verzichten – keine befangenen Softwarevertreter mehr!  Stattdessen benötigen Sie im ersten Schritt eine präzise Anforderungserhebung. Darin wird identifiziert, wie Sie heute arbeiten, welche Aufwände anfallen und wohin Sie sich entwickeln wollen. Dieses Unterfangen setzt mindestens zwei ganztägige Workshops voraus. Die Ergebnisse daraus und die darauf aufbauende Planung müssen natürlich auch mit einer ECM-Software harmonieren. Sowohl kurzfristige als auch langfristige Ziele müssen abbildbar sein. Und denken Sie hier nicht in Abteilungsschranken:

Die Software muss unternehmensweit skalierbar sein. Auch wenn das nicht unbedingt bedeutet, dass die ECM-Software beim initialen Projekt bereits unternehmensweit eingeführt wird.

Abschluss:

Dürfen wir uns einmal vorstellen?