Digitales Archiv

Was bringt Ihnen ein digitales Archiv?

Schnell. Zentral. Kostensparen! Ihr digitales Archiv ermöglicht einen schnellen Zugriff auf jegliche archivierte Dokumente und ein bequemes, einfaches Suchen direkt vom Arbeitsplatz aus. In andere Worten: Das digitale Archiv schafft "Ich brauch mal schnell".

Digital Akte in low Poly

Digitales Archiv = Platzsparend finden statt suchen.

Wie wäre ein Archiv, das keinen halben Keller verschlingt? Alles wäre vom Laptop oder Smartphone aus abrufbar? Und kein Dokument oder gesamte Ordner verschwinden mehr aufgrund falscher Ablage? Das klingt toll? Dann entdecken Sie das digitales Archiv. Im digitalen Archiv entfällt bei Ihnen langatmiges Suchen und Ablegen. Finden Sie im digitalen Archiv Ihre Dokumente indem Sie Rechnungsnummer, Lieferant, das Datum oder sonstige Dokumentinhalte in eine Suchzeile eingeben und passende Unterlage(-n) werden Ihnen geordnet aufgeführt. Das gilt auch für Ihr Altarchiv, denn Sie müssen auch Ihren derzeitigen Archivbestand im digitalen Archiv abrufen können. Das regeln wir für Sie! Das klingt interessant? Dann entdecken  Sie das digitale Archiv!

Ihre Vorteile mit der dem Digitalen Archiv

Sehen Sie auf einen Blick, wie Sie von digitalen Akten profitieren:

Volltext- und Metasuche

Sie Finden jede Dokumentart, alles von einem Kunden oder aus einem Bearbeitungszeitraum etc. in wenigen Sekunden!

Revisionssichere Archivierung

Die Archivierung erfolgt entsprechend aller Vorschriften und Kriterien (GoBD, Sicherung vor Verlust, Vollständigkeit etc.)

Keine Papier- und Lagerkosten mehr

Für Sie fallen Druck-, Papier- und Lagerkosten weg, was ihre Opportunitätskosten enorm reduziert.

Standortunabhängiger Zugriff

Egal wo sie sind, wenn Sie ein mobiles Device (LapTop, Smartphone, Tablett) mit Internetverbindung dabei haben, können Sie auf Ihre Dokumente zugreifen.

Jede Dokumentenart

Egal welche Art von Dokument, ob Bestellungen, Rechnungen, Aufträge, Kontoauszüge, Verträge etc., alles kann abgelegt werden und ist voll durchsuchbar (via optical character recognition).

Sicherheit ist Pflicht

und keine Option. Sie können Zugriffsrechte vergeben und erhalten eine maximale Datenabsicherung. Deutlich sicherer als Papierarchive und DSGVO konform

Sie arbeiten einen Tag zu viel die Woche!

Wenn Sie und Ihre Mitarbeitern wöchentlich 150 Dokumente im Archiv suchen und jeweils nur 3 min. benötigen, dann sind rund 8 Std. weg; ein ganzer Arbeitstag. Im digitalen Archiv dauert es 1 Std. 15 min.

Durchgängig digitale Prozesse mit dem digitalen Archiv

Digital Akte in low Poly

Schneller. Günstiger. Clever.

Zeitersparnis

Alle Dokumente werden elektronisch in einem digitalen Archiv gespeichert. Zeitaufwändige Ablage und langwieriges Suchen nach Dokumenten entfällt. Es gibt keinen besseren Weg, um Arbeitszeit Ihrer Mitarbeiter frei zu machen für sinnvolle Tätigkeiten.

Kostenersparnis

Raum- und Lagerkosten fallen weg. Mitarbeiter sparen Such- und Laufzeit ein und arbeiten effizienter sowie produktiver. Auch das Verteilen und das Zusammensuchen von zusammengehörigen bspw. bei Kontrollen wird massiv vereinfacht

Nachhaltig aufbewahren

Sicher und Nachhaltig aufbewahren

Erhöhte Sicherheit ‒ DSGVO konform

Alles wird nachhaltig und vorschriftsgemäß archiviert sowie DSGVO-konform aufbewahrt. Zeitgleich können Sie entsprechend der Berechtigung Zugriffe organisieren und erhalten so mehr Kontrolle. Auch die mehrfache Absicherung ist digital kein Problem und Daten werden vor Verlust abgesichert.

Einheitliche Struktur

Mit unserem Strukturmanager werden neu angelegte Akten automatisch mit einer vorab definierten Struktur erstellt, die in jedem Ordner gleich aussieht. Ganz wie es Ihre Unternehmensstruktur verlangt und wie wir es gemeinsam als ideale Archivstruktur festlegen.

Entdecken Sie Ihre Möglichkeiten!

Sie sind in einer "schwierigen" Branche? Oder haben ein bestimmtes Thema, dass Sie unbedingt angehen müssen?

Mit dem Digitalen Archiv zu Überblick und Kostenreduktion

Alles einfach mit einer Änderung. Mit einem digitalen Archiv schafft man anstelle von Aktenberg ein zentrales System, das ausnahmslos alles sicher aufbewahrt. Egal welche Branchen oder welche Abteilungen, letztendlich fallen überall Berge an Dokumenten und Dateien an. Bestellungen, Rechnungen, Aufträge, Kontoauszüge, Verträge u.v.m. Alles kann in unserem digitalen Archiv abgelegt und vor allem immer schnell gefunden werden; egal wann und von wo aus. Das Beste: Die Anwender merken so gut wie nichts von der Änderung, denn wir arbeiten unauffällig im Hintergrund!

Ihre Vorteile mit dem digitalen Archiv der TGC