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Wieso ist die Leistungsmeldung so schwer zu digitalisieren?

Von Christian Thein, 
TGC Gruppe

Die Leistungsmeldung. Bringen wir es direkt auf den Punkt: Es ist ein leidiges Thema, dem man sich in den meisten Fällen nur ungern widmet, das aber dennoch essenziell ist, wenn erbrachte Leistung in Rechnung gestellt werden soll.

Hier lohnt sich ein genauer Blick. Denn ist es nicht verwunderlich, dass so ein zentrales und kostenintensives Thema nicht längst digital oder gar automatisiert gelöst wurde? Die Antwort auf diese Frage verlangt einen Blick hinter die digitalen Kulissen. Wir wagen diesen Blick und haben nachfolgend 5 Gründe aufgelistet, weshalb die Transformation der Leistungsmeldung so herausfordernd ist.

1. Vielfalt der Beteiligten

In der Baubranche gibt es eine Vielzahl von Akteuren wie Auftragnehmer, Subunternehmer, Lieferanten oder Auftraggeber. Jede dieser Parteien verwendet möglicherweise unterschiedliche Systeme, Dokumentenformate und Arbeitsmethoden. Das gestaltet es schwierig, alles zu vereinheitlichen und in ein „Leistungsmeldungssystem“ zu integrieren. Zwar wird die Leistungsmeldung von spezifischen Rollen wie der Bauleitung erbracht, aber wenn kein standardisierter Vorgang bspw. der zugrundeliegenden Dokumente vorhanden ist, wird die Leistungsmeldung mit ihren verschiedenen Quellen unübersichtlich. Das erschwert es, digitale Standards zu schaffen.

2. Komplexität der Daten

Leistungsmeldungen umfassen detaillierte Informationen zu erbrachten Leistungen, Arbeitsstunden, Materialverbrauch, Verantwortlichkeiten usw. Hinzu kommen die verschiedenen Verrechnungssätze je nach Baustelle, Lieferant, Kunde etc. Die Zusammenführung dieser komplexen Daten in digitale Formate erfordert maßgeschneiderte Lösungen. Und sind wir ehrlich: Wenn wir 15 Bauleiter fragen, erhalten wir 15 verschiedene Antworten, wie genau die Daten und Dokumente vorgehalten und abgelegt werden, die zur Leistungsmeldung herangezogen werden müssen.

3. Sicher bleibt sicher

In vielen Bauunternehmen und insbesondere auf den Baustellen werden immer noch konventionelle Arbeitsmethoden und papierbasierte Prozesse angewandt. Teils auch an bestehenden digitalen Prozessen vorbei. Die Maschinendisposition ist hierfür ein gängiges Beispiel. Digital disponieren und dann nachtelefonieren, wenn sich etwas ändert. Wenn die Einheitlichkeit fehlt, also teils digital und teils im Schattenprozess gearbeitet wird, dann besteht bei der Leistungsmeldung ein großes finanzielles Risiko. Entsprechend hält man lieber an einem funktionierenden, wenn auch teils analogen, Vorgehen fest. Was jahrelang individuell „gestrickt“ funktioniert hat, wird ungern geändert UND ist tatsächlich nur schwer zu digitalisieren, weil einheitliche Standards fehlen.

4. Herausforderungen der Systemintegration

Im Bauwesen werden eine Vielzahl von Softwarelösungen und Tools verwendet, die in verschiedenen Projektphasen wie der Planung, Ausschreibung, Ausführung und Abrechnung zum Einsatz kommen. Der Datenaustausch und die nahtlose Integration zwischen den Systemen können sehr komplex sein. Selbst bei sehr hohem Nutzen einer digitalen Leistungsmeldung, birgt diese Systemvielfalt ein hohes Risiko in der Umsetzung.

5. Gesetzliche und vertragliche Verpflichtungen

Deutschland ist das Land der Gesetze und rechtlichen Bestimmungen, und gerade das Bauwesen ist davon nicht ausgenommen. Leistungsmeldungen und Abrechnungen werden häufig durch rechtliche und vertragliche Vorgaben geregelt. Die Digitalisierung muss diese Anforderungen berücksichtigen und sicherstellen, dass die gesetzlichen Standards erfüllt werden, um mögliche Streitigkeiten zu vermeiden. Hier kann es also immer wieder zu neuen Anforderungen kommen, auf die ein System entsprechend flexibel reagieren können muss.

Die Leistungsmeldung – Muss es immer der große Wurf sein?

Die zuvor geschilderte Komplexität, Individualität und „menschlichen“ Hindernisse wirken unüberwindbar. Aber das ist es nur, wenn man vom großen Projekt „Leistungsmeldung digital“ insgesamt ausgeht. Oft ist es in solchen Fällen sinnvoll, nur einzelne Teile, besonders die zeitfressenden Aufgaben, digital zu lösen. Nicht zuletzt, weil auch Ihre Mitarbeiter mitziehen, wenn Sie in kleinen, aber klaren Schritten sehen, wo und wie Digitalisierung sie unterstützen kann.

Was genau mit einem schrittweisen Vorgehen gemeint ist, erzählen wir Ihnen gerne in einem persönlichen Gespräch.

Christian Thein, Leiter Marketing TGC Group

Christian Thein

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