5 Tipps, wie Sie die
digitale Bauakte optimal nutzen

Effizientes Bauen mit Bauaktenarchiv, digitalem Mängelmanagement & Co.

Kerstin Federkeil, Leitung Inside Sales TGC

Kerstin Federkeil
TGC Group

Wäre es nicht hilfreich, wenn alle Beteiligten jederzeit auf die für sie relevanten Informationen einer Baustelle zugreifen könnten? Direkt vor Ort und ohne lästiges Durchsuchen von Akten und ohne Fahrt ins Büro um Bauakten abzuholen?

Genau hier kommt die digitale Bauakte ins Spiel. Lesen Sie in unserem Blogartikel 5 Tipps, wie Sie digitale Bauakten optimal nutzen und wie Sie Ihnen unter die Arme greifen. Ob Baudokumentationen vor Ort, Rechnungsablagen oder andere Aufgaben, die digitale Bauakte entlastet auf der Baustelle und im Büro gleichermaßen.   

Digitale Bauakten immer wichtiger

Mehr Aufträge = mehr Bauunterlagen

Zunächst eine gute Nachricht: Die Auftragslage im Bauwesen ist weitestgehend stabil! Trotz der anhaltenden Corona-Krise und der Baustofflieferprobleme konnte der Wirtschaftsbau 2020 insgesamt noch einen Umsatz leicht oberhalb des Vorjahresniveaus (+1,2 %) erzielen. Im Wohnungsbau konnte 2020 ein Umsatzwachstum von ganzen 10,5 % verzeichnet werden.

Die Schattenseite: Mit einer steigenden Auftragslage steigt auch die Anzahl notwendiger Subunternehmer und der zu verwaltenden Dokumente. Was wir dabei immer wieder sehen: Während Bauunternehmen bezüglich des Auftragseingangs und Umsatzes zulegen, bleiben die dahinterliegenden Prozesse die gleichen. 

Das vermeintliche Luxusproblem der Fehleranfälligkeit dank guter Auftragslage, wird immer mehr zum Problem. Wenn auf Ihrer Baustelle Verzögerungen auftreten, weil Bauunterlagen fehlen, Abstimmungen mit Subunternehmern stocken oder Maschinen doppelt disponiert wurden, dann kostet Sie das bares Geld. Projekte werden nicht rechtzeitig abgeschlossen und neue Aufträge können nicht angegangen werden. Und nicht zuletzt: Kunden sind unzufrieden. 

Deshalb hier der Aufruf: Wer sein Bauunternehmen auf Wachstumskurs sieht, der muss heute und nicht erst morgen auf digitale Akten bzw. Software für Bauakten setzen, um sein Wachstum nicht durch unnötige analoge Hürden auszubremsen.

5 Tipps – digitale Bauakten richtig nutzen

Was leisten digitale Bauakten für Sie?

Ihre auftragsbezogenen Bauunterlagen werden ganz einfach digital zusammengetragen und können jederzeit via Smartphone oder Tablet abgerufen, abgelegt und sogar direkt vor Ort bearbeitet werden. Egal ob ganze Baumappen, Mängelberichte oder Lieferscheine: Mit unseren Lösungen passt alles Wichtige in Ihre Hosentasche.

01 Mobil auf Dokumente zugreifen

Einer der größten Vorteile der digitalen Bauakte ist die schnelle, mobile Verfügbarkeit von Bauunterlagen. Bauunternehmen jeder Größe erlangen so einen massiven Vorteil. Die digitale Bauakte kann komplett als Cloud-Lösung umgesetzt oder auch lokal simpel integriert werden, sodass ein optimaler Datenzugriff zu jeder Zeit gewährleistet ist. Falls Ihnen auf einer Baustelle Netz fehlt, können Sie mit modernen Lösungen dennoch dank vorherigem Download problemlos arbeiten. 

02 Personalwesen digital

Zwei besonders aufwändige Themen für alle Bauunternehmen: Lückenlose Zeiterfassung sowie die Koordination von Mitarbeitern. Unsere Softwarelösungen nehmen Ihnen zukünftig einen Großteil der Arbeit ab. Sie können nicht nur vor Ort auf Pläne zugreifen und Einsatzzeiten dokumentieren, sondern sich sogar an Fristen bspw. auslaufende Arbeitserlaubnisse oder anstehende Schulungen erinnern lassen.

03 Bauaktenarchiv für sicheres Arbeiten

Legen Sie Ihre Baustellendokumente automatisiert in dem entsprechenden digitalen Bauaktenarchiv ab. So entlasten Sie Ihre Verwaltung und stellen in einem eine durchgängig lückenlose Ablage Ihrer Unterlagen sicher. Ihre Baudokumentation wird gemäß eingerichteter Regeln und Aufbewahrungsfristen automatisch organisiert und Sie erhalten auf Knopfdruck Einsicht – eine wahre Entlastung dank digitaler Bauakten.

04 Intelligente Baustellenorganisation

Ein besonders hilfreiches Feature der Bauakte-Software ist die automatische Ablage. Ob Fotos und Protokolle von Baustellenbegehungen, Maschineneinsätze oder Lieferbelege. Vor allem bei komplexeren Aufträgen mit vielen Subunternehmern beschleunigen Sie Ihre Baustellenorganisation enorm und sorgen für 100% Transparenz auf Ihrer Baustelle. Die Zuordnung von Unterlagen zu Bauprojekten, Kunden oder Standorten kann automatisch erledigt werden.

05 Die digitale Bauakte schafft eine globale Übersicht

Wir gehen bei unseren Kunden immer weiter, als lediglich digitale Unterlagen in digitale Bauakten zu packen. Wir können unmittelbar aus den Informationen, die nun digital in Bauakten vorliegen Dashboards bzw. Reportings erstellen. Also offene Rechnungen, Mitarbeitereinsätze, Baufortschritte und mehr können global, über all Ihre Projekte hinweg angezeigt werden. Wie weit eine Baustelle ist oder wie viele Maschinen nächsten Monat gewartet werden müssen, das erfahren Sie simpel mit wenigen Klicks. Das Beste daran: Solche Dashboards können individuell auf Ihre Anforderungen konfiguriert und bereitgestellt werden!

Überblick Kernfunktionen digitale Bauakte

Funktionen digitale Bauakte:

  • Zentrale Verwaltung Ihrer Dokumente
  • Automatisierte Erinnerung an Fristen
  • Sichere Archivierung Ihrer Dokumente
  • Akten mobil einsehen und bearbeiten
  • Zugriffe nach Berechtigungskonzept
  • Dokumente auch offline abrufen
  • Stunden einfach digital erfassen

Überblick Vorteile digitale Bauakten

Vorteile digitale Bauakte:

  • Massive Entlastung Ihrer Verwaltung
  • Schnellere Dokumentenfreigabe
  • Vereinfachte Baustellenorganisation
  • Bessere Kommunikation der Beteiligten
  • Enorme Papiereinsparungen dank digitaler Dokumente
  • Umfassender Einblick in Baustellenfortschritte

Anwendungsbereiche der digitalen Bauakte:

Führen Sie das Bautagebuch einfach mobil über die zugehörige App und erfassen Sie jeden Baufortschritt lückenlos noch direkt auf der Baustelle. Und das jederzeit und überall — auch offline.

Dokumentieren Sie alle wichtigen Informationen, wie Lieferscheine, Wetterverhältnisse oder Baustellenberichte und arbeiten Sie mit digitaler Zeiterfassung.

Praktische Vorlagen für Dokumente können ganz einfach in Ihre digitale Bauakte integriert werden. So stellen Sie sicher, dass Ihre Mitarbeiter die richtigen Vorlagen verwenden und so die Richtlinien Ihres Unternehmens einhalten.

Das einmalie Erstellen einer digitalen Vorlage führt zu enormer Zeitersparnis bei der Erstellung von Schriftstücken.

Erfassen Sie Mängel auf Ihren Baustellen mobil per Smartphone oder Tablet. Praktische Funktionen, wie der Upload von Bildern und das Hinzufügen von Kommentaren oder Dokumenten, optimieren Ihr Mängelmanagement enorm. Anschließend wird Ihr Bericht digital zur Weiterbearbeitung an die entsprechende Personen gesendet.

Optimieren Sie Ihre Prozesse, indem Sie alle wiederkehrenden Abläufe in Ihrem Unternehmen über digitale Workflows steuern. So haben Sie jederzeit den vollen Überblick über Ihre Geschäftsprozesse und verbessern die interne Zusammenarbeit enorm.

Ein weiterer Vorteil: Fehler werden minimiert, da standardisierte Prozesse automatisch angestoßen werden können.

 

Erstellen Sie Aufgaben direkt in Ihrer digitalen Bauakte und weisen Sie diese per Klick dem entsprechenden Mitarbeiter zu. Setzen Sie Fristen, sodass die Verantwortlichen automatisch daran erinnert werden, die zeitlichen Vorgaben einzuhalten. Verknüpfen Sie Aufgaben mit Informationen und hinterlegen Sie die erforderlichen Dokumente direkt digital. Digitale Aufgabenverwaltung verschafft Ihnen jederzeit den vollen Überblick über Ihren aktuellen Bearbeitungsstatus.

Planen Sie den Einsatz Ihrer Geräte und Ihres Fuhrparks zukünftig ganz einfach in Ihrer digitalen Bauakte. Inspektionen, Reparaturen, Ausfälle und vieles mehr können per Smartphone oder Tablet direkt auf der Baustelle erfasst werden.

Die digitale Bauakte als Grundstein

Digitalisierung kann mehr, als Baupläne einscannen

In Verbindung mit der automatisierten Archivierung und der mobilen Baustellendokumentation werden Ihre Prozesse so organisiert, dass Sie handlungsfähiger werden. Durch die gemeinsame Nutzung der digitalen Bauakte in der Buchhaltung, der Bauleitung oder der Geschäftsführung stellen Sie sicher, dass kritische Daten und Dokumente jederzeit abrufbar sind, ohne 5 Kopien zu erstellen und damit Versionen-Chaos zu stiften. 

Unsere Lösung ist einfach zu bedienen und intuitiv gestaltet, sodass Ihren Mitarbeitern der Umstieg besonders leicht gemacht wird. Wenn Sie einmal sehen wollen, wie modern unseren Baukunden mit unseren digitalen Bauakten arbeiten und wie Ihre Bauprozesse schon bald aussehen könnten, dann melden Sie sich bei mir. 

Kerstin Federkeil, Leitung Inside Sales TGC

Kerstin Federkeil
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Erfahren Sie von TGC-Geschäftsführer Tim Becker, wie Sie die Digitalisierung Ihres Bauunternehmens angehen:

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