Software mit Vision wählen!
Ein Praxisbericht mit Tipps, wie Sie langfristig bei der Softwarewahl richtig liegen
Auf der Suche nach der Perspektive!
Wer denkt schon weiter als an den jetzigen Moment?
Immer freitags um kurz nach zwei Uhr bin ich verwundert. Jede Woche schüttle ich meinen Kopf; bin irritiert, verwirrt und manchmal sogar entsetzt. Warum? Weil wir uns jeden Freitag vertrieblich austauschen und ich Sie, genau Sie liebe Interessenten und Kunden, oftmals nicht verstehe. Ich verstehe nicht auf welcher Basis Sie Ihre Entscheidungen für eine Software treffen.
Zugegeben muss ich gleichzeitig aber auch eingestehen, dass mir dieser Aspekt erst richtig bewusstwurde, nachdem ich selbst in die Falle getreten bin. Als ich selbst vergessen habe, die Langfristigkeit und Perspektive bei der Entscheidung für eine Software zu betrachten, bei der Auswahl unseres CRM-Systems genauer gesagt.
Das wirft bei vielen die Frage auf, ob man die klassische Gehaltsabrechnung so einfach durch die elektronische Gehaltsabrechnung ersetzen darf. Wer einmal genauer hinschaut, was der Generationenwechsel für Gefahren birgt, der findet eine klare Antwort auf diese Frage.
Was wollen Sie wirklich – jetzt und zukünftig?
Perspektive – das ist genau eines der Themen, die bei Softwarebeschaffung immer wieder unter dem Tisch fallen. Suchen Sie doch mal bei Google nach „Kriterien oder Anforderungen Softwareauswahl“. Wenn Sie dort eine Anleitung oder einen Leitfaden finden, der die Dimension „Perspektive im Einsatz oder Anwendung“ beinhaltet, dann geben Sie mir bitte Bescheid! Oder besser: Finderlohn ist eine Flasche TGC Sekt. Sie werden aber nicht fündig! Interessant oder?
Wie lange arbeiten Sie mit einer Software – bestimmt länger als drei Jahre oder?
Überlegen Sie doch einfach mal, mit welcher Softwarelösungen Sie in Ihrem Unternehmen bereits arbeiten und wie lange schon? Zur Lösung welcher Anforderungen wurde diese Software einmal angeschafft? Welche Anforderungen kamen in den letzten Jahren dazu? Welche davon konnten dann wirklich damit umgesetzt werden?
Meine heute noch schmerzhafte Entscheidung traf ich vor fünf Jahren mit der Auswahl eines CRM-Systems, mit dem ich heute weder glücklich noch zufrieden bin. Warum nicht? Es entspricht nicht mehr unseren Anforderungen. Viele Funktionen, die mittlerweile Standard sind und die wir jetzt benötigen, hat das System nicht. Vor fünf Jahren jedoch hat die Software unsere Anforderungen erfüllt: Sie war einfach zu nutzen und günstig. Damals hatten wir zehn Nutzer, heute sind es vier Mal so viele! Damit einhergehend steigen auch die Anforderungen.
Wenn wir damals schon an heute gedacht hätten, wäre das Arbeiten heute leichter!
Aber das haben wir nicht! Das Ergebnis: Unsere Anforderungen werden nicht erfüllt, obwohl schon damals absehbar war, dass wir sie brauchen werden, bspw. ein automatisierter Versand von Mails oder individuell gestaltbare Reportings. Schon damals war mir klar, dass die Software für den Moment in Ordnung ist, aber für die Zukunft – na ja, könnte schwer werden.
Damals hatte ich aber auch schon eine Idee: Wenn Anforderungen dazukommen, dann gehe ich zu meinem Chef und sage: „Wir brauchen jetzt XY, das kostet uns XXX Euro, bringt uns aber XX % an Zeitersparnis und als Resultat haben wir dann XX Interessenten im Monat mehr.“
Wie naiv war ich eigentlich?
Heute lache ich über mich selbst. Wie naiv. Natürlich hätte mein Chef meinen Anforderungen widersprochen. Aber haben Sie schon mal eine bestehende Software abgelöst, mit der über 40 Mitarbeiter arbeiten, die alle Funktionen kennen und genau wissen, was sie zu tun haben? Der Mensch ist ja bekanntlich ein Gewohnheitstier und hält gerne am Bestehenden fest. Alles Neue bringt erst mal Unsicherheit.
Ich kann Ihnen versichern: Wenn ich meinen Kollegen erzähle, dass wir eine neue CRM-Software einführen, dann wird es hier keinen Jubel geben wie 2014, als wir Fußballweltmeister wurden. Die Stimmung wird eher so sein wie bei der WM 2018 – und wie beim kleinsten „Fehlen“ von Funktionen.
Heute lache ich über mich selbst. Wie naiv. Natürlich hätte mein Chef meinen Anforderungen widersprochen. Aber haben Sie schon mal eine bestehende Software abgelöst, mit der über 40 Mitarbeiter arbeiten, die alle Funktionen kennen und genau wissen, was sie zu tun haben? Der Mensch ist ja bekanntlich ein Gewohnheitstier und hält gerne am Bestehenden fest. Alles Neue bringt erst mal Unsicherheit.
Ich kann Ihnen versichern: Wenn ich meinen Kollegen erzähle, dass wir eine neue CRM-Software einführen, dann wird es hier keinen Jubel geben wie 2014, als wir Fußballweltmeister wurden. Die Stimmung wird eher so sein wie bei der WM 2018 – und wie beim kleinsten „Fehlen“ von Funktionen.
Wie Sie sich Ihre IT-Abteilungen zum Feind machen!
Und dann sind da ja noch meine IT Kollegen. Die freuen sich unglaublich (ACHTUNG, das ist Ironie), wenn 13.000 Datensätze mit Kundenkommunikationen und Ereignissen umgezogen werden müssen. Neue Schnittstellen zu unserem ERP-System, zu unseren Office-Anwendungen und zu unserem ECM-System programmiert werden müssen. Ach und stimmt, ein weiteres System das intern supported und maintaint werden muss. Welch eine Freude. Auf unserer 2. Etage, dort wo die Technik sitzt, dürfte ich mich die nächsten sechs Monate nicht blicken lassen. Verstehen Sie was ich meine? Ein neue Software-Lösung einzuführen neben einer bestehenden, nur weil ein paar Funktionen fehlen, das ist wie unbewaffnet in den Krieg zu ziehen. Und das ist nicht übertrieben.
Mein persönlicher Tipp:
Stellen Sie sich die folgenden Fragen im Vorfeld:
Diese Erfahrung habe ich jetzt leidvoll gemacht. Softwareprojekte unterscheiden sich zwar in der Ausrichtung, was eine Software im Einsatz können soll, aber die Probleme bei der Suche sind oft sehr ähnlich. Daher bleibt Kopfschütteln vermutlich auch vorerst weiterhin Bestand meiner „Freitagsroutine“. Damit Sie es zukünftig besser wissen, empfehle ich Ihnen, aus meinen Fehlern zu lernen. Hier finden Sie die wichtigsten Erkenntnisse bzw. Fragen, die Sie sich im Vorfeld einmal stellen sollten:
- Welche Anforderungen habe ich jetzt?
- Welche Anforderungen können in den nächsten 5 Jahren und in den nächsten 10 Jahren dazukommen?
- Mit welcher Software kann ich all diese Anforderungen lösen?
- Wie sieht es mit der Möglichkeit der Erweiterung einer Software aus?
- Welche Perspektive bietet mir der Anbieter der jeweiligen Lösung?
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