Was ist das E-Rechnungsgesetz?

Grow Digital Blog // 27.08.2019 // 6 Minuten Lesezeit // Christian Thein

 

Haben Sie sich schon mal gefragt, seit wann Sie Amazon benutzen? Meine erste Amazonbestellung war ein Geburtstagsgeschenk Mitte 2011. Ziemlich genau ein Jahr später kam die erste PDF-Rechnung. Dieses Mal ging mein BAföG für Herzluftballons an der Hochzeit meines Bruders drauf. Der elektronische Versand von Rechnungen (per E-Mail) ist also kein neues Thema. Was aber mit dem E-Rechnungsgesetz „neu“ auf den Plan tritt, ist eine verpflichtende Rechtsprechung zum digitalen Rechnungseingang. Ob es Sie betrifft und was Sie in diesem Fall machen sollten, das erfahren Sie hier.

Was ist das E-Rechnungsgesetz?

First things first. Worum geht es überhaupt? Das E-Rechnungsgesetz (E-Government-Gesetz) entstand zunächst als EU Richtlinie 2014/55/EU, die am 26.05.2014 in Kraft trat. Das E-Rechnungsgesetz bildet die entsprechende, verbindliche Rechtsgrundlage hierzu. Sie klärt den Empfang und die Verarbeitung elektronischer Rechnungen durch öffentliche Auftraggeber des Bundes.

Gemäß dem E-Rechnungsgesetz müssen die obersten Bundesbehörden seit dem 27.11.2018 in der Lage sein, elektronische Rechnungen zu empfangen und zu verarbeiten. Allen weiteren öffentlichen Auftraggeber des Bundes bleibt noch Zeit bis zum 27.11.2019 für diese Umstellung. Die Rechnungssteller wiederum sollten sich den 17.04.2020 rot im Kalender markieren. Denn von diesem Datum an können Sie ausschließlich elektronische Rechnungen an öffentliche Auftraggeber des Bundes stellen können. Das heißt konkret: Mit Inkrafttreten des E-Rechnungsgesetz und dem Ablauf der Frist am 17.04.2020 sind alle öffentlichen Auftraggeber zum Empfang und zur Weiterverarbeitung von Rechnungen in elektronischer Form (im XRechnung- oder ZUGfERD-Format) verpflichtet; andere Formate werden nicht mehr akzeptiert.

 

Was sind ZUGfERD und XRechnung?
ZUGFeRD oder XRechnung sind elektronische Rechnungsdatenformate, die sowohl die Maschinendaten XML als auch den optischen Teil PDF beinhalten und als Standard von Bund und der EU anerkannt bzw. mitentwickelt wurden. Insbesondere ZUGfERD verbindet die Anforderungen aus Wirtschaft und öffentlicher Verwaltung. Das Format entspricht internationalen Anforderungen und ermöglicht grenzüberschreitenden Rechnungsaustausch.

Wen betrifft das E-Rechnungsgesetz?

Zum besseren Verständnis unterscheide ich an dieser Stelle zwischen zwei Typen, auf die sich das E-Rechnungsgesetz unterschiedlich auswirkt.

Typ öffentliche Hand

Betroffen: Rechnungseingang und ggf. Rechnungsausgang

Zunächst natürlich alle bundeszugehörigen Einrichtungen, Organe und Institute sowie deren Rechnungseingang. Hierunter fallen alle öffentlichen Auftraggeber sowie Sektorenauftraggeber oder Konzessionsgeber. In anderen Worten: Das E-Rechnungsgesetz wirkt sich auf die obersten Verfassungsorgane wie den Bundestag aus, aber auch auf die kleinste Verwaltung im Schwarzwald. Auch wenn gewisse Ausnahmen vorliegen, bspw. Rechnungen unter 1000€, Bundes-„Organisationen“ jeder Art sind gleichermaßen dazu verpflichtet, ihren Rechnungseingang auf elektronische Formate zu beschränken. Falls Sie als bundeszugehörige Einrichtung selbst Rechnungen an den Bund stellen, betrifft das auch Ihren Rechnungsausgang, da sie in diesem Fall auch Rechnungen in elektronischer Form einreichen müssen (mehr hierzu unter Unternehmen).

Typ Unternehmen

Betroffen: Rechnungseingang

Jedes Unternehmen, das den Bund als Auftraggeber führt bzw. Rechnung an ihn stellt. Das E-Rechnungsgesetz verlangt einen zwingenden elektronischen Rechnungseingang und dementsprechend auch einen elektronischen Rechnungsversand in den Formaten XRechnung und ZUGfERD. Möchten Sie als Auftragnehmer eine Rechnung stellen, dann sind Sie dazu verpflichtet, Ihre Rechnung elektronisch bereitzustellen. Besonders betroffen sind Unternehmen mit vielen öffentlichen Auftraggebern. Hier denke ich besonders an Bauunternehmen, da deren Aufträge häufig von öffentlichen Auftraggebern oder Sektorenauftraggeber stammen.

Handlungsempfehlung zum E-Rechnungsgesetz

Auch hier müssen wir zwischen den beiden Kategorien trennen, da die Aufgaben bzw. die Konsequenzen stark unterschiedlich sind.

E-Rechnungsgesetz öffentliche Seite

Es mag für Sie etwas zweckoptimistisch klingen, aber nutzen Sie die Umstellung als Chance, Ihren bestaubten und oft trägen Dokumentenbestand digital auf Vordermann zu bringen. Primär verlangt die Umstellung durch das E-Rechnungsgesetz lediglich einen elektronischen Rechnungseingang. Hierzu müssen Sie sich mit einer entsprechenden Software (TGC Software-Portfolio) ausstatten. Die Digitalisierung Ihres Rechnungseingang beschleunigt die Durchlaufzeiten dahingehend, das E-Rechnungen ohne manuelle Aufwände erfasst werden können.

Aber tatsächlichen Nutzen ziehen Sie erst dann aus dieser unvermeidbaren Investition, wenn Sie Rechnungen digital aufbewahren, verteilen und bearbeiten. Hierzu eigenen sich insbesondere Dokumentenmanagement und Enterprise Content Management Systeme. Mit diesen Software-Lösungen reduzieren Sie nicht nur die Aufwände Ihres Rechnungseingangs, sondern können bspw. auch bei der Suche, durch Automatisierungen oder bei Status-Reports eine Menge Zeit sparen. Und diese Vorteile sind in DMS bzw. ECM-Lösungen nicht auf Rechnungen beschränkt, sondern jede Dokument-Art könnte zukünftig digital verwaltet werden. Denken Sie weiter, als bloß an elektronische Rechnungen und nehmen Sie das E-Rechnungsgesetz als Anlass Ihren Aktenbestand zu digitalisieren.

E-Rechnungsgesetz in Unternehmen

Falls Sie schon in den zulässigen Formaten Rechnungen versenden können, können Sie hier einmal die Verordnung über die elektronische Rechnungsstellung im öffentlichen Auftragswesen des Bundes einsehen. Gemäß des E-Rechnungsgesetz stellt der Bund zur Rechnungsstellung hier ein eigenes Portal bereit und klärt hier darüber auf. Wenn Sie jedoch noch Ausdrucke bspw. aus dem ERP ziehen und Papierrechnungen oder lediglich PDF versenden, dann müssen Sie Ihren Rechnungsversand bis zum 17.04.2020. digitalisiert haben. Das kann beispielsweise mithilfe eines Zusatzmoduls Ihres ERP-Systems funktionieren. Ich empfehle Ihnen jedoch die konsequente Digitalisierung Ihrer Rechnungen. D.h. Sie erstellen E-Rechnungen in Ihrem ERP, legen sie dann aber automatisch in der jeweiligen digitalen Kundenakte ab und erst hieraus erfolgt – ebenfalls automatisch – der Versand. Mit der notwendigen DMS- oder ECM-Software decken Sie auch Ihre Rechnungsaufbewahrung, die Archivierung und ggf. weitere Prozesse ab. Zum Beispiel eine automatische Erinnerung an Skontofirsten oder führen sie selbst einen digitalen Rechnungseingang ein.

 

Die Frage ist auch hier, wie Sie den maximalen Nutzen aus einer unvermeidbaren Investition zum E-Rechnungsgesetz ziehen. Und selbst wenn Sie aktuell keine elektronischen Rechnungen an öffentliche Organisationen senden müssen, die Umstellung kommt auch auf Sie zu. Denn auch in der deutschen Unternehmenspraxis steigt der Verbreitungsgrad beständig wie Ergebnisse der ibi research an der Universität Regensburg zeigen. Ungefähr die Hälfte der deutschen Unternehmen nutzt bereits elektronische Formate in Versand und Empfang ihrer Rechnungen. Lösen Sie die Aufgabe konsequent mithilfe eines DMS- oder ECM-Systems, dann können Sie die positiven Effekte der Digitalisierung auf weitere Prozessabschnitte ausweiten: die automatische Weitergabe an Ihre Steuerberatung, ein digital durchsuchbares Rechnungsarchiv oder eine GoBD konforme Führung und Aufbewahrung Ihrer Unterlagen u.v.m.

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