Falls Sie schon in den zulässigen Formaten Rechnungen versenden, können Sie hier die Verordnung zur elektronischen Rechnungsstellung im öffentlichen Auftragswesen des Bundes einsehen. Gemäß des E-Rechnungsgesetzes stellt der Bund zur Rechnungsstellung hier ein eigenes Portal bereit und klärt hier darüber auf. Wenn Sie jedoch noch Ausdrucke bspw. aus dem ERP ziehen und Papierrechnungen oder lediglich PDF versenden, beachten Sie bitte: Bis zum 17.04.2020 müssen Sie Ihren Rechnungsversand digitalisiert haben.

Das funktioniert bspw. mithilfe eines Zusatzmoduls Ihres ERP-Systems. Ich empfehle Ihnen jedoch die konsequente Digitalisierung Ihrer Rechnungen. Also nicht allein digitale Rechnungen erzeugen, sondern auch damit arbeiten. heißt: Sie erstellen E-Rechnungen in Ihrem ERP, legen sie dann aber automatisch in der jeweiligen digitalen Kundenakte ab und erst hieraus erfolgt – ebenfalls automatisch – der Versand. Mit der notwendigen DMS- oder ECM-Software decken Sie auch Ihre Rechnungsaufbewahrung, die Archivierung und ggf. weitere Prozesse ab, z. B. auch hier gilt es, unternehmerisch global zu denken.

Aber tatsächlichen Nutzen ziehen Sie erst dann aus dieser unvermeidbaren Investition, wenn Sie Rechnungen digital aufbewahren, verteilen und bearbeiten. Hierzu eignen sich insbesondere Dokumentenmanagement- und Enterprise-Content-Management-Systeme. Mit diesen Softwarelösungen reduzieren Sie nicht nur die Aufwände Ihres Rechnungseingangs, sondern verschlanken eine Fülle an Prozessen und schaffen mobilen Dokumentenzugriff und vieles mehr.

Anstatt also eine starre Anwendung ausschließlich für den Rechnungseingang anzuschaffen, sollte Sie ganzheitlich an Ihre Prozesse denken. In DMS- bzw. ECM-Lösungen können jede Dokumentart digital verwaltet werden. Denken Sie weiter und nehmen Sie das E-Rechnungsgesetz als Anlass, Ihren gesamten Aktenbestand zu digitalisieren.