Datenschutzprobleme des Faxgeräts
Verstoßen Faxdienste gegen die DSGVO?
TGC Group
Die Umstellung auf digitale Prozesse ist für die meisten Firmen ein komplexes Unterfangen. Viele Menschen lieben ihre analogen Arbeitsmethoden; manche stehen Veränderungen sogar skeptisch gegenüber. Bei Faxgeräten führt das bei vielen Personen zu einer gewissen Technologie-Schizophrenie. Während Faxgeräte im Privaten komplett Geschichte und unvorstellbar sind, finden sie im Berufsalltag noch immer Gebrauch, „wenn‘s schnell gehen muss“.
Aber sind wir einmal ehrlich: Faxgeräte sind aus der Zeit gefallen. Das zeigt insbesondere die „Hybrid-Technologie“, die heute zum Versand eines Dokuments per Fax genutzt wird. Wie genau sie funktioniert und weshalb genau diese Gegebenheit nun hoch riskant werden könnte, das erfahren Sie hier.
Sensible Daten per Fax versenden; ein Gesetzesverstoß?
Die Bremer Landesdatenschutzbeauftragte stellt nun die Sicherheit unseres geliebten Faxgeräts infrage. Laut dieser ist die Nutzung von Faxdiensten für die Übertragung besonderer Kategorien personenbezogener Daten gemäß Artikel 9, Absatz 1 der Datenschutzgrundverordnung mittlerweile sogar unzulässig und verstößt somit gegen das Gesetz.
“… bei den Endgeräten als auch den Transportwegen gab es weitreichende Änderungen”, lässt die Beauftrage ausrichten. Digitalisierung habe zur Folge, dass Fax-Dokumente heutzutage in vielen Fällen nicht mehr exklusiv via Ende-zu-Ende-Telefonleitungen verschickt werden. Häufig werden Faxe zusammen mit anderen Datenpaketen über das Internet versendet. Dies wiederum führt dazu, dass auf der Empfängerseite oft keine Faxgeräte eingesetzt werden, sondern Web-Anwendungen, die aus einem Fax automatisch eine E-Mail erstellen.
Ein Fax sei daher gleichzusetzen mit einer unverschlüsselten E-Mail und somit eher wie eine Postkarte zu verstehen und gewiss kein passabler Transportweg für sensible Daten.
Auf der Website der Landesdatenschutzbeauftragten wird darauf hingewiesen, dass Fax-Dienste oftmals nicht für die Übertragung von personenbezogenen Daten infrage kommen würden. Vor allem beim Versand sensibler Daten seien sie unzulässig, so die Bremer Behörde.
Welche Daten sind betroffen?
Sollte sich diese Ansicht bundesweit durchsetzen, dann wird die Nutzung von Faxgeräten gänzlich unpraktikabel. Denn laut Artikel 9, Absatz 1 der DSGVO zählen dazu Dokumente, die eine oder mehrere der folgenden Informationen enthalten:
– Informationen zu rassischer und ethnischer Herkunft,
– politischen Meinungen,
– religiösen oder weltanschaulichen Überzeugungen,
– Gewerkschaftszugehörigkeit,
– Gesundheitsdaten,
– Daten zur sexuellen Orientierung,
– Verarbeitung genetischer Daten und
– biometrische Daten zur eindeutigen Identifizierung einer natürlichen Person.
Faxen generell weiterhin erlaubt
Die Bremer Landesdatenschutzbeauftragte ist bisher die einzige Behörde, die sich explizit zum Thema „Datenschutz beim Faxen“ geäußert hat. Somit ist von einem grundsätzlichen Verbot zunächst einmal nicht auszugehen.
Werden speziell geschützte und gesicherte Verbindungen zum Faxen genutzt, sollte der sichere Versand gewährleistet sein. Fax-Dienste, die allerdings mehr oder weniger ungeprüft über das Internet genutzt werden, sollten für das Versenden sensibler Daten prinzipiell nicht genutzt werden. Zur Sicherheit sollten Unternehmen auf Alternativen, wie verschlüsselte E-Mails ausweichen.
Digitale Dokumente für mehr Sicherheit
Zusammenfassend ist Faxen nicht generell verboten, allerdings sollten personenbezogene Daten zur Sicherheit auf anderem, digitalen Wege versendet werden. Das beendet nicht nur die Technologie-Schizophrenie, sondern vereinfacht es, DSGVO-konform zu arbeiten. Das umfasst idealerweise auch direkt ein digitales Archiv, indem dann alle eingegangen digitalen Dokumente sicher und DSGVO-gemäß aufbewahrt werden können.
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