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HR Digitalisierung

Wie sich die Rolle des Personalwesens verändert

Christian Thein, Leiter Marketing TGC Group

Christian Thein

Leiter Marketing
TGC Group

HR 4.0 - Ihre Chance auf mehr HR

Noch ist das Personalwesen sehr oft von manuellen und papierlastigen Prozessen geprägt – HR 4.0 wird in vielen Unternehmen verschlafen. Sicherlich gibt es in jedem gestandenen Unternehmen eine Agenda, die unter Digitalisierung HR oder so ähnlich läuft – Ergebnisse aber fehlen vielerorts. Ein Problem, dem sich jede moderne HR-Abteilung stellen muss.

Denn die Chancen und zugleich Vorteile für digitale HR-Abteilungen sind definitiv bestechend. Deshalb möchte ich Ihnen in diesem Artikel eine Vorstellung davon geben, wie Automatisierung und neue Technologien die Rolle der HRler verändern. Sie erhalten eine Antwort auf die Frage „Was kann HR-Digitalisierung?“ und damit hoffentlich einen Impuls, Ihre HR-Prozesse zu digitalisieren.

HR Digitalisierung – das wartet auf Sie:

  • Die Mediation zwischen Management und Mitarbeitern tritt in den Fokus der HR-Abteilung.
  • Die Abwicklung der Onboarding-Prozesse wird dank Technologien deutlich simpler – und der erste Eindruck des Unternehmens dadurch besser.
  • Administrative Aufwände fĂĽr Personalcontrolling oder Entgeltmanagement werden reduziert – und somit wird mehr Zeit frei, damit Personaler stärker als Coach und Mentor tätig werden können.
  • Das digitale Bewerbermanagement steigert die Chance, offene Stellen passend zu besetzen.
Digitalisierung im Human Resources Management

HR Digitalisierung – arbeiten Sie mit Menschen statt Papierakten

Als Personaler wissen Sie, dass täglich ein großer Teil Ihrer Zeit in administrative Tätigkeiten fließt. Dabei ist ein Großteil der Aufgaben repetitiv und das Verschieben von Daten ein Klotz am Bein. Wenig zufriedenstellend, aber unumgänglich – sicher?

Mitnichten: Denn genau diese Art von Aufwänden fällt dank Digitalisierung und Automatisierung weg. Hier Freiräume zu schaffen, ist eine der Kernfunktionen neuer Technologien wie der ECM– oder DMS-Software. Digitalisierung spart aber nicht nur Zeit und damit Kosten, sondern schafft auch mehr Raum fĂĽr zwischenmenschliche FĂĽhrung und Mitarbeiterentwicklung.

Nehmen wir beispielsweise die Konfliktlösung. Personaler sind für Mitarbeiter Anlaufstelle Nummer 1, wenn sie Probleme haben oder unzufrieden sind. In einer gesunden Unternehmenskultur wird das sehr ernst genommen. Verfügt ein Personaler über ausreichend Zeit, sich dieser Art von Aufgaben zu widmen sowie kreativ und individuell nach Lösungen zu suchen, dann warten diverse Benefits auf ein Unternehmen:

  • Die Zufriedenheit der Belegschaft wird gesteigert.
  • HR-Mitarbeiter nehmen ihre Arbeit als sinnstiftend wahr.
  • Die Mitarbeiterfluktuation wird abteilungsĂĽbergreifend reduziert.
  • MitarbeiterfĂĽhrung wird fĂĽr das Management klaren Erfolgen zugeordnet.
  • Administrative Aufwände laufen im Hintergrund fehlerfrei ab.

Software fĂĽr die Personalverwaltung

Lohnabrechnung

Was machen HRler, wenn die repetitiven Aufgaben ausbleiben? Zum einen tritt die Vermittlung zwischen Management und Mitarbeitern in den Vordergrund – nicht zuletzt, weil die Mitarbeiterentwicklung und die Aufwertung der Unternehmenskultur durch stärkeres Teambuilding und durch neue Impulse zu alltäglichen Aufgaben werden.

Zudem gilt, dass das Management die HR-Abteilung weit mehr als eine bloße Personalverwaltung sehen wird und in Zukunft häufiger mit Strategiefragen auf die Personalabteilung zukommen wird. Digitalisierung im Personalwesen macht HRler mehr und mehr zu Mentoren und Coachs im Unternehmen.

Erste massive Änderungen zeichnen sich bereits ab. Experten sprechen beispielsweise vom Change Manager, wenn es um zukunftsorientierte Aufgaben eines HR-Mitarbeiters geht. Dieser Change Manager wird immens wichtig für die Entwicklung der Organisation, denn er analysiert und bewertet die Leistung automatisierter HR-Prozesse. Er überwacht fortlaufend die Struktur- und Systemveränderungen. Die Ziele hierbei sind klar: Mitarbeiter nachhaltiger weiterentwickeln, die Führungsebene optimal einbeziehen (hochwertige Reportings simpel erstellen) und den Austausch fördern.

Die Motivation ist klar – Software für die Personalverwaltung jetzt!

Mit diesen Aussichten schafft man repetitive und stumpfsinnige Aufgaben doch ganz gerne ab, oder? Personaler der Zukunft arbeiten stärker in ihren Kernaufgaben – und dadurch wertschöpfender. Leider sind diesen Erkenntnissen in vielen Unternehmen noch keine Taten gefolgt, denn HR 4.0 wird vielerorts verschlafen – und das obwohl selbst komplexe Tätigkeiten wie Lohn- und Gehaltsabrechnungen mittlerweile mithilfe von Software automatisch erledigt werden, genauso wie lückenlose Aktualisierungen von Adressänderungen oder die Dokumentation von Krankmeldungen.

All das und noch mehr wird von einer Personalmanagement-Software wie ECM oder DMS abgedeckt. Hier schafft Digitalisierung im Personalwesen nebenbei auch eine sicherere und weniger fehleranfällige Alternative.

Software fĂĽr die Personalverwaltung

Wo Ihr Personalmanagement Software noch benötigt

20 % aller neuen Anstellungen gehen nicht über die Probezeit hinaus, der neue Mitarbeiter kündigt. Digitales Onboarding liefert hier eine große Chance für die Personalabteilung. Denn noch führt der erste Eindruck eines Unternehmens oft dazu, dass jeder fünfte neue Mitarbeiter direkt wieder aussteigt. Das heißt für das Personalwesen: Die Konzeption und die Qualität des Onboardings wirken sich elementar auf den Erfolg der Abteilung und des Unternehmens aus.

Was aber läuft im digitalen Onboarding anders? Ein digital geführter Prozess weist Aufgaben klar zu und verhindert, dass man Kollegen hinterherrennen und ständig an Onboarding-Aufgaben erinnern muss. Software ersetzt auch das Zusammensuchen und Vorbereiten von diversen Dokumenten, Einweisungen etc. Diese frei gewordene Zeit verwenden digitale Personalabteilungen darauf, neue Mitarbeiter zu begleiten und sich persönlich erstes Feedback einzuholen. Solche Interaktionen zu Beginn schaffen eine authentische Bindung und sind das Fundament eines zielgerichteten Personalmanagements.

Das führt fraglos dazu, dass die Mitarbeiterfluktuation nachlässt und die Anzahl langjähriger, wertvoller und zufriedener Mitarbeiter wächst – DIE elementaren Ziele des Personalwesens!

Bewerbermanagement endlich neu definieren

Ein letzter, aber äußerst wichtiger Punkt: Auch beim Bewerbermanagement wurden die Hausaufgaben bislang nicht gemacht. Das zeigt eine Studie des Bundesverbandes Informationswirtschaft, Telekommunikation und neue Medien e. V. Laut dieser kann Software bezüglich eines absoluten Kernproblems Abhilfe schaffen: Bundesweit können 65 % der befragten Unternehmen offene Stellen nicht passend besetzen – einzig Unternehmen mit softwaregestützten Bewerbungsprozessen schneiden besser ab. Denn hier findet der Prozess lückenlos, einheitlich, deutlich schneller und damit hochwertiger statt – und somit verläuft der gesamte Bewerbungsprozess inklusive der Bewerberkommunikation zufriedenstellender für den Bewerber.

Das ist der zeitgemäße Unterschied, denn genau diese effizienten Abläufe erwartet der in den Startlöchern stehende Nachwuchs – die Digital Natives. Diese Generation bildet mittlerweile einen festen Bestandteil am Arbeitsmarkt und ein Unternehmen, das bereits im Bewerbermanagement rückständig wirkt, hat im Wettbewerb um die klügsten jungen Köpfe wenig Chancen.

Fazit

Digitalisierung im Personalwesen muss kommen! Personaler sehen im Alltag und in anderen Abteilungen, wie alles digitaler wird, vermissen aber zu Recht ihren Teil des digitalen Kuchens. Denn nahezu alle Kernaufgaben können durch Software im Personalmanagement unterstützt werden. Die Ergebnisse: mehr passende Bewerber, hochwertigere Onboarding-Prozesse, gezieltere Mitarbeiterbetreuung und besserer Austausch mit dem Management. Grenzen sind den neuen Technologien da gesetzt, wo zwischenmenschlicher Austausch, Mentoring oder Coaching wichtig werden.

Hier bleibt die Tür für Software verschlossen – und der Personaler bleibt das Maß der Dinge. An dieser Stelle fördern die neu verfügbaren Zeitkontingente die zwischenmenschliche Betreuung. Wenn es allerdings um administrative Aufwände geht, müssen Softwarelösungen wie ECM- und DMS-Software im Personalwesen eingesetzt werden. Dieser Shift der HR-Rolle hin zu wertschöpfenden und sinnstiftenden Tätigkeiten birgt eines der großen Potenziale der Digitalisierung: zufriedene Personaler, glückliche Mitarbeiter sowie bessere Performance für das gesamte Unternehmen.

Christian Thein, Leiter Marketing TGC Group

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