HR Digitalisierung

Wie sich die Rolle des Personalwesens verÀndert

Christian Thein, Leiter Marketing TGC Group

Christian Thein

Leiter Marketing
TGC Group

HR 4.0 - Ihre Chance auf mehr HR

Noch ist das Personalwesen sehr oft von manuellen und papierlastigen Prozessen geprĂ€gt – HR 4.0 wird in vielen Unternehmen verschlafen. Sicherlich gibt es in jedem gestandenen Unternehmen eine Agenda, die unter Digitalisierung HR oder so Ă€hnlich lĂ€uft – Ergebnisse aber fehlen vielerorts. Ein Problem, dem sich jede moderne HR-Abteilung stellen muss.

Denn die Chancen und zugleich Vorteile fĂŒr digitale HR-Abteilungen sind definitiv bestechend. Deshalb möchte ich Ihnen in diesem Artikel eine Vorstellung davon geben, wie Automatisierung und neue Technologien die Rolle der HRler verĂ€ndern. Sie erhalten eine Antwort auf die Frage „Was kann HR-Digitalisierung?“ und damit hoffentlich einen Impuls, Ihre HR-Prozesse zu digitalisieren.

HR Digitalisierung – das wartet auf Sie:

Digitalisierung im Human Resources Management

HR Digitalisierung – arbeiten Sie mit Menschen statt Papierakten

Als Personaler wissen Sie, dass tĂ€glich ein großer Teil Ihrer Zeit in administrative TĂ€tigkeiten fließt. Dabei ist ein Großteil der Aufgaben repetitiv und das Verschieben von Daten ein Klotz am Bein. Wenig zufriedenstellend, aber unumgĂ€nglich – sicher?

Mitnichten: Denn genau diese Art von AufwĂ€nden fĂ€llt dank Digitalisierung und Automatisierung weg. Hier FreirĂ€ume zu schaffen, ist eine der Kernfunktionen neuer Technologien wie der ECM– oder DMS-Software. Digitalisierung spart aber nicht nur Zeit und damit Kosten, sondern schafft auch mehr Raum fĂŒr zwischenmenschliche FĂŒhrung und Mitarbeiterentwicklung.

Nehmen wir beispielsweise die Konfliktlösung. Personaler sind fĂŒr Mitarbeiter Anlaufstelle Nummer 1, wenn sie Probleme haben oder unzufrieden sind. In einer gesunden Unternehmenskultur wird das sehr ernst genommen. VerfĂŒgt ein Personaler ĂŒber ausreichend Zeit, sich dieser Art von Aufgaben zu widmen sowie kreativ und individuell nach Lösungen zu suchen, dann warten diverse Benefits auf ein Unternehmen:

Software fĂŒr die Personalverwaltung

Lohnabrechnung

Was machen HRler, wenn die repetitiven Aufgaben ausbleiben? Zum einen tritt die Vermittlung zwischen Management und Mitarbeitern in den Vordergrund – nicht zuletzt, weil die Mitarbeiterentwicklung und die Aufwertung der Unternehmenskultur durch stĂ€rkeres Teambuilding und durch neue Impulse zu alltĂ€glichen Aufgaben werden.

Zudem gilt, dass das Management die HR-Abteilung weit mehr als eine bloße Personalverwaltung sehen wird und in Zukunft hĂ€ufiger mit Strategiefragen auf die Personalabteilung zukommen wird. Digitalisierung im Personalwesen macht HRler mehr und mehr zu Mentoren und Coachs im Unternehmen.

Erste massive Änderungen zeichnen sich bereits ab. Experten sprechen beispielsweise vom Change Manager, wenn es um zukunftsorientierte Aufgaben eines HR-Mitarbeiters geht. Dieser Change Manager wird immens wichtig fĂŒr die Entwicklung der Organisation, denn er analysiert und bewertet die Leistung automatisierter HR-Prozesse. Er ĂŒberwacht fortlaufend die Struktur- und SystemverĂ€nderungen. Die Ziele hierbei sind klar: Mitarbeiter nachhaltiger weiterentwickeln, die FĂŒhrungsebene optimal einbeziehen (hochwertige Reportings simpel erstellen) und den Austausch fördern.

Die Motivation ist klar – Software fĂŒr die Personalverwaltung jetzt!

Mit diesen Aussichten schafft man repetitive und stumpfsinnige Aufgaben doch ganz gerne ab, oder? Personaler der Zukunft arbeiten stĂ€rker in ihren Kernaufgaben – und dadurch wertschöpfender. Leider sind diesen Erkenntnissen in vielen Unternehmen noch keine Taten gefolgt, denn HR 4.0 wird vielerorts verschlafen – und das obwohl selbst komplexe TĂ€tigkeiten wie Lohn- und Gehaltsabrechnungen mittlerweile mithilfe von Software automatisch erledigt werden, genauso wie lĂŒckenlose Aktualisierungen von AdressĂ€nderungen oder die Dokumentation von Krankmeldungen.

All das und noch mehr wird von einer Personalmanagement-Software wie ECM oder DMS abgedeckt. Hier schafft Digitalisierung im Personalwesen nebenbei auch eine sicherere und weniger fehleranfÀllige Alternative.

Software fĂŒr die Personalverwaltung

Wo Ihr Personalmanagement Software noch benötigt

20 % aller neuen Anstellungen gehen nicht ĂŒber die Probezeit hinaus, der neue Mitarbeiter kĂŒndigt. Digitales Onboarding liefert hier eine große Chance fĂŒr die Personalabteilung. Denn noch fĂŒhrt der erste Eindruck eines Unternehmens oft dazu, dass jeder fĂŒnfte neue Mitarbeiter direkt wieder aussteigt. Das heißt fĂŒr das Personalwesen: Die Konzeption und die QualitĂ€t des Onboardings wirken sich elementar auf den Erfolg der Abteilung und des Unternehmens aus.

Was aber lĂ€uft im digitalen Onboarding anders? Ein digital gefĂŒhrter Prozess weist Aufgaben klar zu und verhindert, dass man Kollegen hinterherrennen und stĂ€ndig an Onboarding-Aufgaben erinnern muss. Software ersetzt auch das Zusammensuchen und Vorbereiten von diversen Dokumenten, Einweisungen etc. Diese frei gewordene Zeit verwenden digitale Personalabteilungen darauf, neue Mitarbeiter zu begleiten und sich persönlich erstes Feedback einzuholen. Solche Interaktionen zu Beginn schaffen eine authentische Bindung und sind das Fundament eines zielgerichteten Personalmanagements.

Das fĂŒhrt fraglos dazu, dass die Mitarbeiterfluktuation nachlĂ€sst und die Anzahl langjĂ€hriger, wertvoller und zufriedener Mitarbeiter wĂ€chst – DIE elementaren Ziele des Personalwesens!

Bewerbermanagement endlich neu definieren

Ein letzter, aber Ă€ußerst wichtiger Punkt: Auch beim Bewerbermanagement wurden die Hausaufgaben bislang nicht gemacht. Das zeigt eine Studie des Bundesverbandes Informationswirtschaft, Telekommunikation und neue Medien e. V. Laut dieser kann Software bezĂŒglich eines absoluten Kernproblems Abhilfe schaffen: Bundesweit können 65 % der befragten Unternehmen offene Stellen nicht passend besetzen – einzig Unternehmen mit softwaregestĂŒtzten Bewerbungsprozessen schneiden besser ab. Denn hier findet der Prozess lĂŒckenlos, einheitlich, deutlich schneller und damit hochwertiger statt – und somit verlĂ€uft der gesamte Bewerbungsprozess inklusive der Bewerberkommunikation zufriedenstellender fĂŒr den Bewerber.

Das ist der zeitgemĂ€ĂŸe Unterschied, denn genau diese effizienten AblĂ€ufe erwartet der in den Startlöchern stehende Nachwuchs – die Digital Natives. Diese Generation bildet mittlerweile einen festen Bestandteil am Arbeitsmarkt und ein Unternehmen, das bereits im Bewerbermanagement rĂŒckstĂ€ndig wirkt, hat im Wettbewerb um die klĂŒgsten jungen Köpfe wenig Chancen.

Fazit

Digitalisierung im Personalwesen muss kommen! Personaler sehen im Alltag und in anderen Abteilungen, wie alles digitaler wird, vermissen aber zu Recht ihren Teil des digitalen Kuchens. Denn nahezu alle Kernaufgaben können durch Software im Personalmanagement unterstĂŒtzt werden. Die Ergebnisse: mehr passende Bewerber, hochwertigere Onboarding-Prozesse, gezieltere Mitarbeiterbetreuung und besserer Austausch mit dem Management. Grenzen sind den neuen Technologien da gesetzt, wo zwischenmenschlicher Austausch, Mentoring oder Coaching wichtig werden.

Hier bleibt die TĂŒr fĂŒr Software verschlossen – und der Personaler bleibt das Maß der Dinge. An dieser Stelle fördern die neu verfĂŒgbaren Zeitkontingente die zwischenmenschliche Betreuung. Wenn es allerdings um administrative AufwĂ€nde geht, mĂŒssen Softwarelösungen wie ECM- und DMS-Software im Personalwesen eingesetzt werden. Dieser Shift der HR-Rolle hin zu wertschöpfenden und sinnstiftenden TĂ€tigkeiten birgt eines der großen Potenziale der Digitalisierung: zufriedene Personaler, glĂŒckliche Mitarbeiter sowie bessere Performance fĂŒr das gesamte Unternehmen.

Christian Thein, Leiter Marketing TGC Group

Christian Thein

Leiter Marketing TGC Group