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Dokumentenmanagement-Software

Dokumenten-management-Software

Was bringen Ihnen DMS- und ECM-Software?

Verschaffen Sie sich einen Überblick darüber, auf welche Weise Dokumentenmanagement-Software Einfluss auf Ihre Arbeits- und Geschäftsprozesse nimmt. Wie sieht die digitale Transformation Ihres Unternehmens konkret aus und worauf müssen Sie auf der Reise in eine digitale Arbeitswelt mit ECM- oder Dokumentenmanagement-Software achten?

Nutzen Sie die Vorteile von Dokumentenmanagement-Software

Schneller. Kostensparender. Übersichtlicher.

Das leistet DMS- und ECM-Software. Die Zeiten, in denen die Dokumentenmanagement-Software lediglich die Digitalisierung von Dokumenten unterstützt, sind lange vorbei. Neben der Digitalisierung von Unterlagen und deren digitaler Ablage bzw. Archivierung gehören heute auch die Organisation der enthaltenen Informationen und allerlei Automatisierungen zum Anwendungsportfolio der Dokumentenmanagement-Software.

Das bedeutet z. B., dass Sie manuelle Arbeiten mithilfe automatischer Dokumentenabgleiche machen können oder dass Status-Reportings mit wenigen Klicks Ihre Kernprozesse optimal zusammenfassen – konkrete Mehrwerte für Ihre Arbeits- und Geschäftsprozesse. Auf diese, aber auch auf viele weitere Weisen steigern Sie mithilfe von DMS- oder ECM-Software Ihre Prozessqualitäten deutlich. Dokumentenmanagement-Software spart Ihnen heute nicht nur Zeit, weil Sie digitalisierte Dokumente statt Papierakten nutzen, sondern auch weil Sie manuelle Aufgaben an die Software abgeben können. Das macht Dokumentenmanagement-Software in nahezu allen Branchen zur Basis einer erfolgreichen Digitalisierung.

Tipps für die Suche nach Dokumentenmanagement-Software

Voraussetzungen klären

Führen Sie eingangs eine präzise Analyse durch, die Ihre Anforderungen, Ihre Ziele und auch Ihre größten Aufwandstreiber identifiziert – hierzu bieten sich Lastenhefte an.

Überblick mit Profis

Es macht wenig Sinn, alleine auf die Reise zu gehen und 100 DMS- bzw. ECM-Systeme anzuschauen. Lassen Sie sich von Dokumentenmanagement-Profis unterstützen.

Mitarbeiter einbinden

Damit Sie die Akzeptanz Ihrer Mitarbeiter, aber auch den tatsächlichen Nutzen einer Software gewährleisten können, müssen Ihre Mitarbeiter frühzeitig eingebunden werden.

Machbarkeit und Budget

Ins Projekt müssen Ihr Budget und Ihre Wünsche gleichermaßen einfließen. Planbare und klar durchkalkulierte Projektierungen sind hierfür wichtig.

Wie arbeitet Dokumentenmanagement-Software?

Eine technisch tiefgehende Erläuterung lassen wir hier außen vor, da es eher um ein grundlegendes Verständnis von Dokumentenmanagement-Lösungen geht. Software für Dokumentenmanagement soll die Verwaltung Ihrer Dokumente, Dateien und Informationen digital abbilden und deren Organisation sowie die funktionale Bedienung verbessern.

Hierzu müssen die Softwarelösungen Dokumente und deren Inhalte nicht einfach als digitalen Scan „duplizieren“, sondern die Dokumente werden durch Metadaten erweitert oder sie werden mit einer Verschlagwortung versehen. Die Dokumenteninformationen werden erkannt und in der Dokumentenmanagement-Software konserviert. Darunter fallen Rechnungsnummern, Personennamen (Stichwort: DSGVO), Lieferanten, Bestellnummern – auch auf Mikroebene bspw. bei Vertragsfristen.

Der gesetzliche Standard zur Dokumentation von Entgeltauszahlungen seitens des Arbeitgebers ist die Textform, die bei jeder Gehaltsabrechnung vorliegen muss.

Mit DMS-Software mobil arbeiten

Wenn Sie Ihr Dokumentenmanagement in Papierform auflösen und Ihre Dokumente digital aufbewahren, können Sie – je nach Zugriffsrecht – von überall auf diese zugreifen. DMS- und ECM-Softwarelösungen ermöglichen neben dem standortunabhängigen Zugriff auch die mobile Ablage und Bearbeitung. So gewährleistet digitale Dokumentenverwaltung schnellere Abläufe, da Verzögerungen durch fehlende Unterlagen oder Freigaben entfallen. Selbstverständlich bietet die Dokumentenmanagement-Software auch eine Lösung dafür, dass nicht mehrere Personen parallel Dokumente bearbeiten und ein Versionenchaos anrichten können.

Durch digitales Dokumentenmanagement sparen Sie zudem hohe Kosten ein: Mit digitalen Akten und einem mobilen Zugriff werden Papier, Lagerkosten und Druckaufwände minimiert.

Was ermöglicht Dokumentenmanagement-Software?

Durch diese Form der strukturierten Dokumenten- und Informationsverwaltung sind Dokumentenmanagement-Lösungen weit mehr als eine bloße digitale Dokumentenablage. Hier vier Beispiele:

Automatischer Abgleich: Anhand des automatischen Abgleichs von verschiedenen Unterlagen, bspw. eingehenden Rechnungen und dazugehörigen Bestellungen, können Sie Ihre dokumentgetriebenen Prozesse deutlich beschleunigen.

Klassifikation: Die initiale Klassifikation ermöglicht es unter anderem, Ihre Dokumente automatisch in einer digitalen Kundenakte oder Projektakte abzulegen. Die übliche Erfassung von Inhalten passiert automatisiert, Verteilprozesse laufen ebenfalls autonom und digital ab. So schonen Dokumentenmanagement-Lösungen Ihre Ressourcen bei alltäglichen und immer wiederkehrenden Aufgaben.

Reportings und Übersicht: Ihre Dokumentenverwaltung wird jederzeit für Sie und Ihre Mitarbeiter übersichtlich gehalten. Konkret können Sie sich eigene Dashboards zusammenstellen, Status-Reportings einholen oder Dokumente, bspw. Verträge nach Vertragspartner, beliebig filtern.

Suchen und Finden: Standardisierte digitale Akten-Strukturen und Volltextsuche nach Dokumenteninhalten verringern Ihre Suchaufwände erheblich. Sie können direkt nach einer Kundennummer oder einem Namen suchen und erhalten von der DMS-Software in Sekundenschnelle eine lückenlose Übersicht.

Compliant und sicher mit Dokumentenmanagement-Software

Allgemeine wie branchenspezifische gesetzliche Regulationen und Vorgaben, bspw. das E-Rechnungsgesetz, sind beim digitalen Dokumentenmanagement Standard. Hochwertige Lösungen für digitale Dokumentenverwaltung decken aktuell notwendige Funktionen ab und sind so agil, dass Sie bei Gesetzesneuerungen schnell reagieren können.

Diese Vorteile mit DMS- und ECM-Software gelten heute bspw. für DSGVO-konforme Datenaufbewahrung, für GoBD oder auch für DIN-Normen in der Chemie- und Pharma-Industrie. Eine fest konfigurierte technische Grundlage für Ihre Dokumentenverwaltung schützt vor manuellen Fehlern und Prozesslücken, z. B. werden Rechnungen unveränderbar mit Erzeugungs- oder Rechnungsdatum abgelegt. So garantiert Ihnen die Software ordnungsgemäße Arbeitsabläufe.

Auch der Schutz vor Datenverlust ist durch eine professionell gesicherte Dokumentenverwaltung gewährleistet: Mehrfach gesichert und kontrolliert aufbewahrt ist der Verlust von Ihren Dokumenten nahezu unmöglich – ganz im Gegenteil zum Handling mit Papier!

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